Was ist Wissensmanagement und warum ist es so wichtig?

Wis­sen ist Macht. Manch einer mag den­ken, dass sein spe­zi­fi­sches Wis­sen ihn zu einer begehr­ten und wert­vol­len Arbeits­kraft macht und er es des­halb kei­nes­falls zur Ver­fü­gung stel­len soll­te. Um dem ent­ge­gen­zu­wir­ken, soll­ten Sie eine Kul­tur des Wis­sens­aus­tau­sches för­dern. Eine Kul­tur, in der jeder Ein­zel­ne durch die Wei­ter­ga­be von Wis­sen pro­fi­tiert und die gan­ze Orga­ni­sa­ti­on an Bedeu­tung gewinnt.

Die Iden­ti­fi­ka­ti­on des Wis­sens:

Wel­ches Wis­sen ist in der Kanz­lei vor­han­den bzw. wer sind die wich­tigs­ten Wis­sens­trä­ger?

Eine inter­ne Struk­tur zur Samm­lung von vor­han­de­nem Wis­sen sowie zur Ent­wick­lung oder Beschaf­fung von Wis­sen aus exter­nen Quel­len wird eta­bliert.

Die gemein­sa­me Nut­zung von Wis­sen:

Die Bereit­stel­lung von Wis­sen ent­lang der Pro­zes­se macht es für jeden zugäng­lich und nutz­bar. Ange­sam­mel­tes Wis­sen und Fach­wis­sen wird wie­der­ver­wen­det. So ver­mei­den Orga­ni­sa­tio­nen und Teams Wie­der­ho­lungs­feh­ler und inves­tie­ren ihre Zeit in sinn­vol­le Anstren­gun­gen auf der Suche nach prak­ti­ka­blen Lösun­gen.

Die effek­ti­ve Ver­brei­tung von Wis­sen:

Der Haupt­nut­zen des Wis­sens­ma­nage­ments liegt in der Anwen­dung des Wis­sens, um bes­se­re Geschäfts­ent­schei­dun­gen zu tref­fen.

• Ein­fa­cher Zugang zu doku­men­tier­tem Wis­sen
• Akti­ve Hal­tung zum Aus­tausch von Wis­sen unter Mit­ar­bei­tern
• Nach­hal­ti­ge Doku­men­ta­ti­on macht Erfol­ge und auch Miss­erfol­ge sicht­bar 
• Erwor­be­nes Wis­sen und vor­han­de­ne Kom­pe­ten­zen ver­blei­ben in der Orga­ni­sa­ti­on, auch wenn Mit­ar­bei­ter wech­seln
• Qua­li­ta­ti­ve Ver­bes­se­rung des Kun­den­ser­vice
• Basis für Ver­bes­se­run­gen wird geschaf­fen
• Stei­ge­rung der Mit­ar­bei­ten­den-Zufrie­den­heit und ‑Sicher­heit

• Schnel­le­rer Zugriff auf Infor­ma­tio­nen
• Das Wis­sen der Mit­ar­bei­ter ist gebün­delt erreich­bar
• Ste­ti­ge Wei­ter­bil­dung
• Schnel­le Lösungs­fin­dung bei Her­aus­for­de­run­gen
• Bedarfs­ori­en­tier­ter Wis­sens­kon­sum je nach Rol­le
• Ver­bes­ser­te inter­ne Kom­mu­ni­ka­ti­on durch gemein­sa­mes Ver­ständ­nis

• Onboar­ding: Wis­sens­ma­nage­ment beschleu­nigt die Ein­ar­bei­tung neu­er Mit­ar­bei­ter und gestal­tet sie effek­ti­ver und rei­bungs­lo­ser. So erhal­ten Sie alle Infor­ma­tio­nen, die sie für einen pro­duk­ti­ven Start benö­ti­gen.

• Zufrie­den­heit: Eine hohe Prio­ri­sie­rung von Wis­sens­ma­nage­ment in der Orga­ni­sa­ti­on hilft den Mit­ar­bei­tern, sich auf das Wesent­li­che zu kon­zen­trie­ren, die über­mä­ßi­ge Infor­ma­ti­ons­last zu besei­ti­gen, Stress zu redu­zie­ren und im Gegen­zug das Wohl­be­fin­den und des gan­zen Unter­neh­mens zu ver­bes­sern.

• Sicher­heit: Wis­sens­ma­nage­ment trägt auch zur psy­cho­lo­gi­schen Sicher­heit aller Mit­ar­bei­ter bei. Mit einer zen­tra­len Infor­ma­ti­ons­quel­le, die doku­men­tiert und gemein­sam genutzt wird, ist es ein­fa­cher, Erwar­tun­gen, Team­wer­te, Regeln und ande­re Doku­men­te zugäng­lich zu machen.

Neh­men Sie die Mit­ar­bei­ten­den auf die Wis­sens­rei­se mit. Zu wis­sen, wann wel­ches Wis­sen erfor­der­lich ist und ob es ver­füg­bar ist, lässt Orga­ni­sa­tio­nen schnel­ler wer­den. Egal ob in der Stra­te­gie, in den Pro­zes­sen oder an der Dreh­ma­schi­ne, Wis­sen ist Wett­be­werbs­vor­teil und Hebel, um aus Feh­lern zu ler­nen und wir­kungs­vol­le Lösun­gen zu erzie­len.

Spre­chen Sie mit Ihren Mit­ar­bei­tern, ob es Vor­be­hal­te gibt, Wis­sen zu tei­len. Las­sen Sie sich Bei­spie­le nen­nen und hin­ter­fra­gen Sie das WARUM? Moti­vie­ren Sie zum akti­ven Aus­tausch von Wis­sen und zei­gen Sie den Nut­zen für die indi­vi­du­el­le Fach­kraft sowie für die Orga­ni­sa­ti­on auf. Schaf­fen Sie eine Kul­tur von Wert­schät­zung, Ver­trau­en und Respekt, sodass der Mit­ar­bei­ten­de sich wohl­fühlt, wenn er mit sei­nem und dem Wis­sen ande­rer arbei­tet. Wich­tig ist, dass Sie als Füh­rungs­kraft ihre Vor­bild­rol­le wahr­neh­men.

Chan­ge-Manage­ment-Maß­nah­men erhö­hen die Erfolgs­chan­cen immens.

1. Orga­ni­sie­ren Sie Ihr Wis­sen und machen Sie es struk­tu­riert zugäng­lich. Schaf­fen Sie einen zen­tra­len Ort für Infor­ma­tio­nen, der für alle ver­füg­bar bleibt und stän­dig aktua­li­siert wird, wenn Mit­ar­bei­ter kom­men und gehen.
2. Legen sie Pro­zes­se zur Iden­ti­fi­ka­ti­on, Ent­wick­lung, Ver­tei­lung und Nut­zung von Wis­sen über die gan­ze Orga­ni­sa­ti­on fest. Dazu gehört auch die lau­fen­de Aktua­li­sie­rung des Wis­sens.
3. Wäh­len Sie eine zu Ihren Bedürf­nis­sen pas­sen­de Wis­sens­platt­form aus, die es ermög­licht, das Wis­sen zu orga­ni­sie­ren, es ein­fach zu suchen und abzu­ru­fen.
4. Arbei­ten Sie kon­ti­nu­ier­lich an Ihrer Unter­neh­mens­kul­tur. Mit Wis­sen arbei­ten muss selbst­ver­ständ­lich sein.

Wis­sen wird auch in Zukunft ein wich­ti­ges Unter­schei­dungs­merk­mal sein, wenn es um die Stei­ge­rung der Unter­neh­mens­leis­tung, aber auch wenn es um die Attrak­ti­vi­tät als Arbeit­ge­ber geht. Der Arbeits­markt erfor­dert aktu­ell ein hohes Arbeit­ge­ber-Enga­ge­ment. Blei­ben Sie dabei und tun Sie viel dafür, dass Sie qua­li­fi­zier­te Mit­ar­bei­ter an Ihre Orga­ni­sa­ti­on bin­den und inter­es­sant für anspruchs­vol­le Fach­kräf­te wer­den.