Interview zum Projekt Wissensmanagement
bei Leoni Bordnetz-Systeme GmbH, einem weltweit tätigen System- und Entwicklungslieferant für Draht, Kabel und Bordnetz-Systeme
Wir stellten Kurt Jürgen Willi, Senior Expert Knowledge Management und Projektleiter bei der LEONI Bordnetz-Systeme GmbH diese Fragen:
Ausgangslage / Aufgaben- und Zielstellung
Welche Zielstellung erfüllt das Wissensmanagement Projekt?
Die Zielsetzung im Projekt Wissensmanagement war es, die Bedarfe zu erkennen und ein ganzheitliches Wissensmanagementkonzept zu erstellen. Vorhandene Wissensmanagement-Fragmente einzelner Bereiche sollten zusammengeführt und passgenau auf Leoni zugeschnitten werden. Aus dem Konzept wurde eine Roadmap abgeleitet, die der gesamten Firma hilft, mit Wissensmanagement-Unterstützung erfolgreicher zu sein.
Weiteres Ziel war die Konzepterprobung anhand eines konkreten Pilotprojektes, um das Konzept sowie die kulturellen Aspekte wie Vision, Mission und Werte greifbar zu machen. Dieser Pilot wurde zusammen mit twinnovativ im Laufe des Projektes identifiziert: „Expert Search“ dient dem Auffinden von Experten in der Organisation.
Wie lange war der Projektzeitraum? Wie viele Mitarbeiter waren involviert?
Nach 1,3 Jahren sind wir nun Ende Oktober 2023 mit der Konzepterstellung und dem Pilotprojekt „Expert Search“ am Ende der Umsetzung. Das Kernteam setzte sich aus dem Projektleiter, einem Kollegen aus dem Wissensmanagement und twinnovativ zusammen. Das erweiterte Projektteam umfasste weitere Mitarbeitende aus der Organisation aus unterschiedlichen Bereichen wie IT, Produktentwicklung, Unternehmenskommunikation, Compliance/Risk/Nachhaltigkeit, Personalentwicklung.
Warum zog Leoni eine externe Beratung zum Projekt hinzu?
Die Prioritäten lagen auf einer hohen Projekt-Geschwindigkeit und der inhaltlichen Gestaltung durch ein interdisziplinäres Projektteam. Das gegenseitige Herausfordern durch interne und externe Sichtweisen und konstruktives Sparring förderten neue Perspektiven und gute Ergebnisse.
Welche Erwartungen hatten Sie bezüglich der externen Beratung und wurden diese erfüllt?
Meine Erwartung war, das gemeinsame Finden der richtigen Spur. So haben wir das Bild unserer gemeinsamen Lernreise gemalt. Außerdem erwartete ich eine hohe Reflexionsmöglichkeit im Projektteam. Diese Erwartungen haben sich erfüllt.
Wie war die Ausgangslage zu Beginn des Projektes?
Das Unternehmen ist in einem starken Transformationsprozess. Das hängt mit einer strategischen, organisationalen und prozessualen Neuausrichtung gepaart mit kultureller Neugestaltung zusammen. Die Aufbau- und Ablauforganisation sind neu aufgestellt worden. Diese Veränderung ist eine große Herausforderung. Hier soll Wissensmanagement einen wertvollen Beitrag leisten, um dadurch im Veränderungsprozess eine gewisse Stabilität zu bekommen. Wir nutzen Wissen als Kit für die Veränderung. So haben wir von Anfang an einen kulturorientierten Ansatz im Wissensmanagementprojekt gefahren. Unser Ziel ist es, Wissensmanagement in die DNA des Unternehmens zu verankern. Bereits vorhandene Wissensmanagement-Fragmente sollten in einer ganzheitlichen Herangehensweise aufgegriffen werden.
Welches Risiko war mit der Nicht-Umsetzung des Projektes verbunden?
Von Anfang an wurde Risikomanagement im Projekt berücksichtigt, da wir gewisse Risiken identifiziert haben, wie z. B. den Verlust von Wissen durch die fehlende Transparenz von existierendem Wissen, mangelnder Zugang zu Wissen, erschwerte Identifikation von Wissen oder die Entstehung von Wissenssilos. Ein signifikantes Risiko ist Wissensverlust (z. B. bei Fluktuation) und Doppelarbeiten durch fehlendes Wissensmanagement.
Lösungsansatz / Herausforderungen
Wie hat der regelmäßige Austausch zwischen dem Kernteam, dem erweiterten Kernteam und der externen Beratung stattgefunden?
Der Austausch im Team hat ausnahmslos gut funktioniert. twinnovativ legte großen Wert auf eine gute Kommunikationsstruktur von Anfang an.
Es gab keine Grenzen zwischen der Beratung und uns. Das Kernteam hatte sehr intensive regelmäßige Arbeitstermine. Diese intensive, größtenteils auch virtuelle Zusammenarbeit hat gut funktioniert, da wir größten Wert auf eine werteorientierte Zusammenarbeit legten. So diente die Findungsphase zum Vertrauensaufbau im Kernteam.
Das Kernteam arbeitete Themen vor. Mit dem erweiterten Projektteam wurden diese Themen im regelmäßigen Jour Fixe weiterentwickelt. So erreichten wir eine erhöhte Effektivität und Effizienz in der Zusammenarbeit. Wir hatten einen Projekt-Kick-off mit dem Gesamtteam zum wertebasierten Arbeiten. Dafür steht twinnovativ und dafür stehe ich. Es ist wichtig einen Vertrauenskontext für die Zusammenarbeit zu schaffen, wenn man gute Arbeit leisten will.
Wie haben Sie die Haltung zum Thema Wissensmanagement global identifiziert?
Wir haben uns viel Zeit für die Analyse in zahlreichen Interviews genommen. Wir sind in 1:1 Gesprächen analog und online in den Dialog gegangen. Es ging darum, Bedarfe herausarbeiten. Doch Durch den kulturellen Ansatz waren Haltung und Einstellung zum Thema Bestandteil der Analyse. Glücklicherweise konnten wir die Analysen auch mit dem Top-Management und dem Vorstand durchführen. Das heißt, die Wertschätzung für das Thema war von Anfang an da. Wir haben die Interviews auf den Management-Ebenen 1 bis 3 genauso wie mit den Mitarbeitenden auf verschiedenen Ebenen geführt. Die Analyse war das Kernstück unseres ganzheitlichen Ansatzes. Das bedeutet auch ganzheitliches Wahrnehmen, verschiedene Perspektiven hören und Bedenken dazu einfangen.
Die Mitarbeiter haben wir zufällig ausgewählt: im Querschnitt über Abteilungen, Hierarchien und Regionen. LEONI ist global aufgestellt und wir haben uns bemüht, die Mitarbeiter in Marokko, China und Mexiko einzubinden. Der Fragenkatalog wurde entsprechend angepasst. Im Management ging es um Themen wie Awareness, Leadership, Rollen-Modelle, Rahmenbedingungen in der Organisation, die das Wissensmanagement fördern. Bei den Mitarbeitern ging es eher darum: Wo stecken Sie in der Wissensarbeit? Was vermissen Sie? Was nutzen sie? Was müsste verbessert werden?
Wie haben Sie die Maßnahmen der systemischen Herangehensweise während der Entwicklungsarbeit wahrgenommen?
Die Maßnahmen der systemischen Herangehensweise war sehr gut und wurden gut eingesetzt. Auch hier ergänzte sich die Denke im Kernteam gut. Es geht immer darum, verschiedene Perspektiven zu betrachten. Eine Sache bedingt die andere.
Zum Beispiel bauten wir im Kick-Off-Workshop mit dem erweiterten Projektteam diese ganzheitliche Übung ein: Ein Dreieck aus Menschen/Kultur – Organisation/Prozesse – Technologie wurde auf den Boden gezeichnet. Die Kollegen und Kolleginnen konnten sich je nach ihrer Wahrnehmung und Sichtweise zum Wissensmanagement dort verorten. Alle standen innerhalb des Dreiecks. Wir haben uns recht mittig getroffen und somit alle Aspekte des Wissensmanagements in Betracht ziehen können. Die Tendenz ging aber in Richtung Mensch/Kultur.
Zu Anfang des Projektes stellten wir trotz des ganzheitlichen Ansatzes bei allen Beteiligten im Kernteam, unterschiedliche Sichtweisen auf das komplexe Konstrukt Wissensmanagement fest. So gingen wir zuerst in eine Discovery Phase, um uns im Kernteam Orientierung zu geben und stellten uns die Frage: Was heißt es für uns mit Wissen umzugehen? Das war wichtig. Wir haben die ganzheitliche Herangehensweise bis zum Schluss fortgeführt und davon profitiert. Man sieht die ganzheitliche Herangehensweise auch an Zusammensetzung des erweiterten Teams: IT, Produktentwicklung, Unternehmenskommunikation, Compliance/Risk/Nachhaltigkeit, Personalentwicklung und Talent Management.
Um der Ganzheitlichkeit Rechnung zu tragen, haben wir nicht nur diese Sichtweise in die operative Arbeit integriert, sondern haben auch das Team organisationsübergreifend ausgewählt genauso wie die interdisziplinäre Analyse.
Wie haben Sie den Einsatz von digitalen Werkzeugen und Methoden im Rahmen der Workshops wahrgenommen?
Der Einsatz von digitalen Tools war hervorragend. Zu 90 % hat die Zusammenarbeit virtuell stattgefunden. Die routinemäßige Kommunikation über Teams hat sehr gut funktioniert. Zuerst haben wir die Inhalte der Workshops gemeinsam entwickelt. Dann hat sich twinnovativ zurückgezogen und super mit hervorragenden Aufbereitungen in einer strukturierten Art und Weise unterstützt. Diese Arbeit ist im Wissensmanagement nicht trivial. Bei der Arbeit an Workshops zu Vision, Mission und Unternehmenswerten hat twinnovativ großartige strukturelle Umgebungen gebaut, in den wir uns digitalen vorwärtsbewegen konnten. So haben wir zum Beispiel gemeinsam den LEONI-spezifischen Knowledge Cycle entwickelt.
Welche Herausforderungen haben Sie während des Projektes wahrgenommen und wie konnten sie gelöst werden?
Eine klassische Herausforderung ist es, die Mitarbeiter ressourcentechnisch mit einem hohen Wirkungsgrad einzubinden und die Vorgesetzten von der Wichtigkeit des Projektes zu überzeugen. Die Schwierigkeit ist es, ein abstraktes Thema zu transportieren.
Es galt, das Thema Wissensmanagement trotz des schon vorhandenen hohen Veränderungsdrucks im Unternehmen, anfassbar zu machen und an einigen Stellen „verbrannten Erde“ der Vergangenheit im Thema Wissensmanagement umzugehen. Vieles ist schon gut probiert worden und vieles wird gelebt. Doch wenn es nicht so läuft wie gewünscht und die Menschen negative Assoziationen und Erfahrungen haben, braucht es geeignete anschlussfähige Lösungen. Deswegen sind gute Kommunikation und gutes Change-Management so wichtig. Das schaffte eine klare Orientierung und Verständnis für das Thema.
Wir haben aus den Analysen heraus strategische Handlungsfelder identifiziert, wie zum Beispiel Wissenstransparenz, lernende Organisation oder Kollaboration. Pro Bereich brachen wir aus den Bedarfen und Painpoints Maßnahmen herunter. Daraus entstanden Planungsszenarien, die sich in einer an der Unternehmensstrategie ausgerichteten Roadmap abbilden. Sie ist auf 4 Jahre ausgelegt in agiler Form, so dass diese für jedes kommende Jahr nach aktuellen Gegebenheiten geprüft und gegebenenfalls angepasst wird. Die Roadmap ist die Planungsgrundlage für die Entwicklung und Implementierung von weiteren Konzepten, Methoden und Tools.
Der Plan war, die Komplexität über die Roadmap zu verdichten und zu visualisieren. Denn wir bekamen von den Stakeholdern zwischenzeitlich signalisiert, das Thema ist zu abstrakt. Wir haben noch besser verstanden, die Mitarbeiter wünschten sich konkrete Lösungen für ihren Bedarf. Doch wir waren noch in der Basisarbeit mit Vision, Mission und Strategie. Da muss man schon gut erklären, um Verständnis zu bekommen.
Die Größe des Unternehmens ist eine Herausforderung: Wie bekomme ich das Thema in die Organisation hinein? Genauso war es eine kulturelle Herausforderung durch die verschiedenen Kulturen im europäischen, arabischen und asiatischen Raum. Wir wollten nicht im eigenen Headquarter verharren, sondern die globale Welt vor Augen haben.
Eine Herausforderung ist durchaus, das Vorhandene zu eruieren und dann zu integrieren.
Genauso ist die zeitliche Schiene eine Herausforderung. Wie bei allen Change Themen darf der Spannungsbogen nicht abreißen.
Die Sicht auf das Thema Wissensmanagement ist sehr heterogen. Der eine versteht unter Wissensmanagement eine Datenbank, ein anderer versteht darunter Ideenmanagement. Hinter diesem Hintergrund haben wir hart am Big Picture des Knowledge Managements gearbeitet.
Tatsächlich geht es nicht nur um Wissensmanagement. Im Reifegrad der Entwicklung ist Wissensmanagement im Kontext der lernenden Organisation zu verstehen.
Wichtig ist die Akzeptanz im Unternehmen. Jeder will Wissensmanagement, aber eigene Umsetzung im eigenen Bereich ist harte Arbeit. Deshalb war das Pilotprojekt so wichtig. Es macht das Thema greifbar.
Wie haben Sie es geschafft, das Commitment der Geschäftsführung für das Thema Wissensmanagement zu bekommen?
Das Wissensmanagement-Team ist in eine Abteilung integriert, in der es um Organisationsentwicklung, Organisationsdesign, Prozessmanagement und Knowledge-Management geht. Unsere Vorgesetzte bildet die Brücke zum Topmanagement. Sie hat uns die Türen geöffnet, um die Interviews zu führen. Die strategische Verankerung von Wissensmanagement in der CHRO-Strategie gibt dem Thema die nötige Wichtigkeit.
Was waren die Highlights im Projektmanagement?
Ein absolutes Highlight waren unsere Projektmeetings. Wir haben immer mit einem persönlichen Check-in begonnen und mit einem Check-out geschlossen.
Weitere Highlights waren das methodische Arbeiten sowie die saubere Projektorganisation, Projektstruktur und Projektsteuerung. Daran hat twinnovativ einen großen Anteil.
Auch sind die sozialen Aspekte der gemeinsamen Treffen, wie die Kick-off-Workshops, unglaublich wichtig.
Gab es aus Ihrer Sicht einen Geheimtipp, der das Projekt zum Erfolg führte?
Wir haben uns bewusst viel Zeit genommen. Man muss bei einem komplexen Thema wie Wissensmanagement zuhören. Kulturelle, technische, prozessuale und organisationale Aspekte muss man erfassen, verstehen und umsetzen.
Ein Geheimtipp ist es, die Menschen wahrzunehmen und mitzunehmen. Bevor man loslegt, muss man ein gemeinsames Verständnis aufbauen. Es ist wichtig, zu reflektieren und in den Dialog zu treten.
Man muss ein gutes Verhältnis zu allen Beteiligten aufbauen. Man muss sie begeistern können und deren intrinsische Motivation fördern.
Der Top-down und Bottom-up Ansatz bietet eine Ganzheitlichkeit mit verschiedenen Perspektiven.
Inwiefern hat die Einbindung der Abteilung für Unternehmenskommunikation das Projekt unterstützt?
Wir sind gerade dabei, den nächsten Artikel im Intranet zu veröffentlichen. Außerdem erstellen wir gerade Erklärvideos, um zu informieren, zu kommunizieren und zu trainieren. Trotz hoher Arbeitslast unterstützt die Unternehmenskommunikation das Thema Wissensmanagement. Dafür bin ich dankbar, denn ohne Sichtbarkeit der Dinge, die man tut, geht es nicht.
Ergebnisse / Mehrwert für Auftraggeber
Was genau war das Ergebnis des Projektes?
Wir sind in der finalen Phase des Projektes mit dem Ziel ein professionelles Wissensmanagement zu etablieren und den Umgang mit Wissen in die DNA der Mitarbeitenden zu bringen. Wissensmanagement wurde in einem Framework formal festgehalten. Das bedeutet, dass das Thema für die Mitarbeitenden durchaus sichtbar und richtungweisend ist. Damit haben wir ein klares Bild, wie wir Wissensmanagement verstehen und was wir vorhaben. Wir haben einen strategischen und einen heruntergebrochenen Plan. Damit sind wir in der Lage, uns in einem agilen Setting zu orientieren. So entwickeln wir sukzessive die Angebote, die für die Unterstützungsarbeit der Menschen wichtig sind, und implementieren sie in der Organisation.
Wir haben es geschafft, Wissen im Kontext unserer Unternehmenswerte zu reflektieren und Handlungsmöglichkeiten abzuleiten. Wir haben einen Wissenskreislauf entwickelt, der als Anleitung im Umgang mit Wissen fungiert.
Ein weiteres Ergebnis ist das Pilotprojekt „Expert Search“, das wir bald abschließen. Damit haben wir eine Entscheidungsvorlage, wie wir mit dem Identifizieren von Wissensträgern zukünftig weiter umgehen. Wir sind dabei die Plattform zu testen und werten dafür einen Fragebogen aus. Die Erkenntnisse werden wir für zukünftige Schritte nutzen.
Wir bedienen parallel schon einige Themen des Wissensmanagements, wie z. B. Lessons Learned, die als Bedarf aus dem Unternehmen ‑kamen. Mit der Entwicklung der Roadmap können nun die Erkenntnisse aus dem Wissensmanagementprojekt besser in die jeweiligen Einzelthemen eingeordnet werden.
Wie waren die Rückmeldungen aus der Organisation zu diesem Projekt?
Immer wenn wir in Kommunikation gegangen sind, z. B. mit Interviewpartner, gab es Rückmeldungen – von positiv bis kritisch. Einige Stimmen sind skeptisch, so ein an sich vielschichtiges und auf dem ersten Blick abstraktes Thema auf die Straße zu bringen. Es ist aber auch eine riesige Erwartungshaltung da. Auch gab es kritische Stimmen zur vorbereitenden Basisarbeit, die erst einmal nur Papier produziert. Die Wichtigkeit, das Projekt auf gute Beine zu stellen, wird aber auch gesehen.
Was genau hat die externe Beratung zum Erfolg des Projektes beigetragen?
Die methodische Arbeit von twinnovativ in der virtuellen Welt, hat die Ergebnisse in Form von Vision, Mission, Roadmap und Wissenskreislauf ermöglicht. Die Umsetzung in Struktur zu bringen hat absolut zum Erfolg beigetragen. Mit dem Projektmanagement war ich sehr zufrieden, denn so konnten sich die internen Projektmitarbeiter auf die Inhalte konzentrieren und waren vom Organisatorischen befreit. twinnovativ hat mit der Projektstruktur, dem Projektaufsatz und der Projektsteuerung eine großartige Unterstützung geliefert.
Zum Erfolg beigetragen, in der ständige Reflektion und stringenten Arbeitsweise gepaart mit hoher Power in der Herangehensweise. So konnten wir die hohe Arbeitslast gut bewältigen.
Nicht nur die inhaltliche und projekttechnische Interaktion, sondern auch das gegenseitige Ermutigen unter uns Sparringpartnern half, die Motivation hochzuhalten.
Es ist nicht einfach, all die Dinge im Blick zu behalten. Wir haben mit einem hervorragenden Team strukturiert gearbeitet. Das bringt Geschwindigkeit und Qualität in die Arbeit und ermöglicht Fokussierung bei diesem komplexen Thema.
„Die Menschen müssen begleitet werden und sich entwickeln können. Dann sind wir erfolgreich.“
Final
Gibt es Tipps, die Sie anderen Unternehmen vor einem ähnlichen Projekt geben würden, um es erfolgreich umzusetzen und keine kapitalen Fehler zu machen?
Meine Tipps sind:
- Frontloading ordentlich machen
- Commitment schaffen, das Management hinter sich holen
- Widerstände annehmen, mit Widerständen umgehen
- Die Themen anfassbar machen
- Brille aus anderem Blickwinkel aufsetzen
- Kulturelle Dinge beachten
- Quick-Wins suchen und kommunizieren
- Das große Rad im Hintergrund drehen und den Mitarbeitenden kleine Portionen anbieten
- Menschen in ihren Bedarfen wahrnehmen und Themen daraus entwickeln
- Den Coaching-Gedanken leben
- Erkenntnisse erarbeiten und Handlungen ableiten
- Leadership ist der Schlüssel
Was würden Sie konkret über die Zusammenarbeit mit twinnovativ sagen und wie konnte sie zum Erfolg des Projektes beitragen?
Mit viel Engagement und sehr authentisch wurden wir bei der Erarbeitung der Grundlagen des Wissensmanagements unterstützt. Die Vision von twinnovativ, Organisationen und Menschen zu entwickeln, ist gelebt worden und hat uns inspiriert und motiviert. Wir haben von der ganzheitlichen Herangehensweise sowie strukturierten Arbeitsweise sehr profitiert. Vielen Dank dafür.
Besonders hilfreich ist auch die “organisatorische Unterstützung” in der Projektarbeit gewesen. Wir hatten den Rücken frei, um uns stärker auf die inhaltlichen Themen zu konzentrieren. Die Zusammenarbeit hat echt Freude bereitet. Highlights gab es zahlreiche. Dazu gehörten für mich auch die Tagesworkshops bzw. Termine. Hier haben wir sehr fokussiert und mit Spaß super Ergebnisse erzielt. Die gemeinsamen Werte, wie Vertrauen und Wertschätzung, in der Zusammenarbeit zu erleben.
Wenn Sie ein Thema haben, welches eine ganzheitliche Herangehensweise benötigt und der Mensch im Mittelpunkt der “Lösung” stehen soll, dann zögern Sie nicht… 🙂
Würden Sie Martina Anzer und das twinnovativ Team weiterempfehlen?
Ja, natürlich. Es ist schade, dass das Projekt zu Ende ist. Wir agierten wie ein Team. Nun ist ein Teil des Teams einfach weg.

Es geht um Ihre Situation und den Mehrwert unseres systemischen Ansatzes für Ihr Wissensmanagment. Kostenfrei und unverbindlich.