Die 5 häu­figs­ten Pro­ble­me im Kanz­lei­all­tag und wie Sie die­se ver­mei­den.

Sie sind Steu­er­be­ra­ter, Wirt­schafts­prü­fer oder Rechts­an­walt und fra­gen sich, wel­che klas­si­schen Feh­ler Pro­ble­me im Kanz­lei­all­tag her­vor­ru­fen? Dann sind Sie hier genau rich­tig, denn wir haben die 5 häu­figs­ten Pro­ble­me im Kanz­lei­all­tag für Sie parat, damit Sie die­sen früh­zei­tig begeg­nen kön­nen.

Kanz­lei­en unter­lie­gen stän­dig wach­sen­den Her­aus­for­de­run­gen. Der Zeit- und Kon­kur­renz­druck ist enorm, der Ver­wal­tungs­auf­wand ist rie­sig. Der Fach­kräf­te­man­gel und die hohe Fluk­tua­ti­on belas­ten zusätz­lich. Umso wich­ti­ger ist es, dass der Kanz­lei­all­tag rei­bungs­los orga­ni­siert ist. Schwie­rig­kei­ten, Pro­ble­me und Feh­ler gehö­ren dazu, doch es gibt auch Mit­tel und Wege, die­se Hür­den zu mini­mie­ren. Sehen Sie sich die häu­figs­ten Pro­ble­me im Kanz­lei­all­tag an, genau­so wie die Lösungs­we­ge, die­se zu ver­mei­den.

Nicht sel­ten geht es im Kanz­lei­all­tag drun­ter und drü­ber. Doch Sie wis­sen nicht genau, wie Sie das ändern sol­len? Wenn es Ihnen an Ori­en­tie­rung in Ihrer Kanz­lei fehlt, dann erken­nen Sie das an die­sen Fak­to­ren: Die Ren­ta­bi­li­tät ist schlecht. Die Arbeits­wei­se hat einen eher reak­ti­ven Cha­rak­ter. Das Manage­ment hat kei­ne kla­re Aus­rich­tung. Dop­pel­ar­bei­ten und Zeit­ver­lust häu­fen sich und die Mit­ar­bei­ter sind unzu­frie­den.

So ver­mei­den Sie Ori­en­tie­rungs­lo­sig­keit:

• Defi­nie­ren Sie eine Kanz­lei-Stra­te­gie. Denn nur wer das Ziel kennt, fin­det auch den Weg. So fällt es Ihnen leicht, Akti­vi­tä­ten im Kanz­lei­all­tag dar­auf­hin zu bewer­ten, ob sie Prio­ri­tät haben, weil sie auf die Stra­te­gie ein­zah­len, oder ob sie ver­zicht­bar sind.
• Inves­tie­ren Sie Zeit in Ihre Personal‑, Auf­trags- und Umsatz­pla­nung. Das bringt Ori­en­tie­rung und Sie arbei­ten pro­ak­tiv.
• Ent­wi­ckeln Sie struk­tu­rier­te Pro­zes­se. So ver­mei­den Sie Feh­ler, Dop­pel­ar­bei­ten und Zeit­ver­lust. Zusätz­lich geben Pro­zes­se Sicher­heit und Ori­en­tie­rung für die Mit­ar­bei­ter.

Die eine Hand weiß nicht, was die ande­re macht. Der Zeit­druck ist enorm. Nicht sel­ten ent­ste­hen dadurch auf­wän­di­ge inter­ne Abstim­mun­gen. Die Bear­bei­tung der Man­da­te bzw. deren Fer­tig­stel­lungs­ter­mi­ne sind nicht durch­ge­plant. Es ent­ste­hen immer wie­der unnö­ti­ge Kos­ten für Man­dan­ten und Sie müs­sen sogar Feh­ler offen ein­ge­ste­hen? Das führt zu unzu­frie­de­nen Man­dan­ten.

So bekom­men Sie den Über­blick und die Kon­trol­le über Ihre Vor­gän­ge:

• Struk­tu­rie­ren und doku­men­tie­ren Sie sau­be­re Pro­zes­se. Das spart Zeit und mini­miert die Feh­ler­häu­fig­keit.
• Defi­nie­ren Sie die Schnitt­stel­len zwi­schen den Pro­zes­sen. So läuft die Abstim­mung zwi­schen den Abtei­lun­gen rei­bungs­los.

Sie wün­schen sich per­spek­ti­vi­sche Plan­bar­keit des Umsat­zes und akti­ve Steue­rungs­in­stru­men­te für Ihre Kanz­lei. Ihnen fehlt das Bewusst­sein für die Bear­bei­tungs­auf­wän­de Ihrer Leis­tun­gen. Sie haben kei­ne Trans­pa­renz über die Gewinn­mar­gen. Am Ende des Jah­res bleibt der Deckungs­bei­trag hin­ter den Erwar­tun­gen zurück.

So bekom­men Sie den wirt­schaft­li­chen Durch­blick:

• Ana­ly­sie­ren Sie die Deckungs­bei­trä­ge pro Man­dant und Mit­ar­bei­ter struk­tu­riert auf Basis der Auf­trä­ge. Das sorgt für lukra­ti­ve Man­dan­ten.
• Pla­nen Sie die Auf­trä­ge über das gesam­te Jahr. Struk­tu­rier­tes Liqui­di­täts­ma­nage­ment stei­gert die wirt­schaft­li­che Sicher­heit.

Sie las­sen Chan­cen lie­gen und schöp­fen Ihr Ver­triebs­po­ten­zi­al nicht voll aus. Das bedeu­tet Sie haben unge­nutz­te Mög­lich­kei­ten bei Ihren Bestands­man­da­ten. Sie arbei­ten nicht struk­tu­riert mit Ver­kaufs-Chan­cen-Manage­ment.

So nut­zen Sie Ihr vol­les Ver­triebs­po­ten­zi­al:

• Eine regel­mä­ßi­ge Man­dan­ten-Struk­tur-Ana­ly­se macht die Poten­zia­le des Cross-Sel­ling sicht­bar.
• Arbei­ten Sie aktiv an Ihrem Oppor­tu­ni­ty-Manage­ment.

Eine nicht zufrie­den­stel­len­de Per­so­nal­si­tua­ti­on erken­nen Sie dar­an, dass Ihre Mit­ar­bei­ter durch zu viel Arbeits­last stän­dig unter Druck sind. Sie haben kei­ne vor­aus­schau­en­de Sicher­heit in der Pla­nung. Man­che Mit­ar­bei­ter sind nicht so gut qua­li­fi­ziert, wie es wün­schens­wert wäre. Die Moti­va­ti­on und die Eigen­in­itia­ti­ve der Mit­ar­bei­ter könn­ten höher sein.

So machen Sie Ihre Kanz­lei attrak­tiv für Mit­ar­bei­ter:

• Schaf­fen Sie ein Arbeits­um­feld, das attrak­tiv für zukünf­ti­ge und bestehen­de Mit­ar­bei­ter ist.
• Schär­fen Sie Ihre Kanz­lei-Iden­ti­tät hin­sicht­lich Wer­te, Struk­tur und Schwer­punk­te.
• Opti­mie­ren Sie Ihre Web­sei­te für neue Mit­ar­bei­ter und kom­mu­ni­zie­ren Sie die Bene­fits.
• Mana­gen Sie Ihre Kanz­lei-Wis­sen.

• Behal­ten Sie die Ori­en­tie­rung in Ihrer Orga­ni­sa­ti­on.
• Ver­schaf­fen Sie sich Über­blick und Kon­trol­le über Ihre Vor­gän­ge.
• Sor­gen Sie für wirt­schaft­li­chen Durch­blick.
• Nut­zen Sie Ihr vol­les Ver­triebs­po­ten­zi­al.
• Machen Sie Ihre Kanz­lei attrak­tiv für bestehen­de Mit­ar­bei­ter.