Case Stu­dy: Steue­rungs­kon­zept
Ein­füh­rung eines inter­na­tio­na­len, kenn­zah­len­ba­sier­ten Steue­rungs­kon­zep­tes

Vor dem Pro­jekt New Finan­ce konn­ten SAP Reports auf inter­na­tio­na­ler Ebe­ne nicht auto­ma­tisch erzeugt wer­den. Jedes Land hat sich teil­wei­se meh­re­re indi­vi­du­el­le Con­trol­ling­pro­zes­se ein­ge­rich­tet. Ohne Ver­bin­dung zu einer Daten­ba­sis wur­den Report­ing Files in Excel an die Län­der her­aus­ge­ge­ben, die ihre Daten ein­tru­gen.

Die Her­aus­for­de­rung war die kom­plet­te Ver­ein­heit­li­chung des Report­ing Sys­tems über 29 Län­dern hin­weg. Das Ziel war es, zu stan­dar­di­sie­ren und har­mo­ni­sie­ren, damit ein auto­ma­ti­sches Report­ing mög­lich ist.

Das Ziel war ein ein­heit­li­cher Kon­ten­plan, Mul­ti-Led­ger eta­blie­ren, Pro­fit Cen­ter Rech­nun­gen ein­füh­ren, das neue Haupt­buch, Gou­ver­nan­ce über neue Stan­dard­struk­tu­ren und Stamm­da­ten.

Time-Boxing-Ansatz

Eine Regel im Pro­jekt war der Time-Boxing-Ansatz. Der regel­mä­ßi­ge Review der Teil­pro­jek­te und Auf­ga­ben­pa­ke­te ermög­licht die erneu­te Bewer­tung im lau­fen­den Pro­jekt und die Neu­prio­ri­sie­rung. Vor allem Ele­men­te, die nicht direkt zu den Kern­zie­len gehö­ren, wie z. B. das neue Pla­nungs­tool und der S/4HANA Pro­to­typ, wur­den ver­scho­ben.

Her­aus­for­de­run­gen

Die Orga­ni­sa­ti­on befand sich teil­wei­se im Umbruch, denn neue Zustän­dig­kei­ten waren noch nicht final zuge­ord­net. Das ist hin­der­lich und for­dert mehr Chan­ge Auf­wand als nötig.

Chan­ge-Manage­ment

Der offe­ne Umgang im Pro­jekt­team ermög­lich­te es, als Eng­päs­se auf­ka­men, Unter­stüt­zung anzu­for­dern. So wur­de Chris­tia­ne Räbi­ger als Chan­ge- und Fach­ex­per­tin von twinno­va­tiv hin­zu­ge­zo­gen. Die Ver­mitt­lung zwi­schen den Fach­be­rei­chen im Kon­zern, den tech­ni­schen Anfor­de­run­gen des Steue­rungs­kon­zep­tes und dem Chan­ge Team wur­de zum zen­tra­len Ele­ment. Sowohl Chan­ge- als auch fach­li­che Maß­nah­men wur­den ergrif­fen und die Betrof­fe­nen inten­siv gecoacht und trai­niert.

Ver­mitt­ler­rol­le zwi­schen Chan­ge- und fach­li­chem Team – was leis­tet sie genau?

Fach­lich am Pro­jekt Betei­lig­te haben natür­li­cher­wei­se eine Art Tun­nel­blick auf ihre fach­li­chen The­men, denn die­se haben aus Sicht des Betrof­fe­nen immer Prio­ri­tät. Doch ein Chan­ge-Manage­ment Team hat das Ohr an der Orga­ni­sa­ti­on. Was braucht es noch? Was fehlt noch, um das Pro­jekt erfolg­reich umzu­set­zen? Hat der Anwen­der den Sinn der Ver­än­de­run­gen ver­stan­den?

Die­se Erkenntnisse/Wahrnehmungen führt das Chan­ge Team dem fach­li­chen Team und den Pro­gramm­lei­tern vor Augen und funk­tio­niert ähn­lich einer Kom­mu­ni­ka­ti­ons­zen­tra­le. Sie sor­gen dafür, das die Wirk­sam­keit von Inter­ven­tio­nen reflek­tiert und ange­passt wer­den. Die Ver­mitt­ler­rol­le ist eine Art Über­set­zungs­zen­tra­le: die tech­ni­schen Anfor­de­run­gen aus dem Steue­rungs­kon­zept wer­den so über­setzt, dass es für die Unter­neh­mens­steue­rung ver­ständ­lich wird und umge­kehrt. Das Zusam­men­spiel von Ursa­che und Wir­kung wird trans­pa­rent. Das Wis­sen um die „Fein­me­cha­nik“ der Steue­rungs­me­cha­nis­men wird tief­grei­fend ver­mit­telt, sodass es nach­hal­tig im Unter­neh­men ver­an­kert ist/werden kann. Es befä­higt die Mit­ar­bei­ter, ihre Rol­len aus­üben zu kön­nen. Und es befä­higt das Unter­neh­men, von oben drauf­zu­schau­en und von unten zu han­deln, damit es auch in Fein­hei­ten steue­rungs­fä­hig bleibt und aktiv sein Ziel ansteu­ert.

So hat das Chan­ge Team das Pro­jekt­team per­ma­nent beglei­tet und bera­ten, Trai­nings und Infor­ma­ti­ons­mee­tings struk­tu­riert und orga­ni­siert.

Der Go-Live erfolg­te ohne Show­stop­per, so konn­te ohne Ver­zö­ge­run­gen in Lie­fe­rung oder Fak­tu­rie­rung sofort in die Wert­schöp­fung über­ge­gan­gen wer­den, obwohl die Rou­ti­ne noch nicht erreicht war.

Erreicht wur­den unter Berück­sich­ti­gung der Kom­ple­xi­tät der vie­len Län­der und Sys­te­ma­ti­ken ein­heit­li­che Struk­tu­ren, eine Con­trol­ling-Spra­che und die tech­nisch ein­heit­li­che Basis für das auto­ma­ti­sche Report­ing.

Nach dem Go Live muss die Pla­nung in der neu­en Logik erstellt wer­den, die auf­grund des Time-Boxing-Ansat­zes nach hin­ten ver­scho­ben wur­de. Die­se Pla­nungs­pha­se läuft noch.

Das sagt die Pro­gramm­lei­te­rin im Pro­jekt New Finan­ce zur Zusam­men­ar­beit mit twinno­va­tiv:

twinno­va­tiv hat die Umset­zung des inter­na­tio­na­len Steue­rungs­kon­zep­tes im fach­li­chen und orga­ni­sa­to­ri­schen Chan­ge-Manage­ment über alle Län­der beglei­tet. Mit­tels mehr­di­men­sio­na­lem Kom­ple­xi­täts­ma­nage­ment wur­den Lösun­gen erar­bei­tet, indem Zusam­men­hän­ge auf­ge­zeigt und trans­pa­rent gemacht wur­den.