6 Monate twinnovativ Kanzlei-Check — interessante Erkenntnisse für Kanzleiführung und Kanzleimanagement
Warum Kanzlei-Check?
twinnovativ hat sich die gesunde Kanzleientwicklung zur Aufgabe gemacht. Unterliegen Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungskanzleien doch ständig wachsenden Herausforderungen: Der Zeit- und Kostendruck ist immens. Vielfältige Neuregelungen müssen laufend berücksichtigt werden. Der Verwaltungsaufwand ist groß. Und dann kommt häufig der Fachkräftemangel obendrauf.
Die Anforderungen sind vielschichtig, genauso wie die möglichen Lösungs- und Entwicklungsansätze. So stellt sich für die veränderungsoffene Kanzlei schnell die Frage: „Wo sollen wir überhaupt anfangen?“.
Genau für die Antwort auf diese Frage haben wir den einzigartigen twinnovativ Kanzlei-Check entwickelt – eine schnelle und einfache Methode, um die dringendsten Handlungsfelder in der Kanzlei zu identifizieren und die Entwicklungspotenziale aufzuzeigen.
In nur 5 Minuten werden entscheidende Punkte zu den wichtigsten Kanzleifeldern abgefragt. Die Ist-Situation der Kanzlei wird mit der passenden Benchmark von kleinen/mittleren oder großen Kanzleien verglichen. So bekommen Sie schnell einen Überblick über die dringlichsten Handlungsfelder. Unsere Handlungsempfehlungen liefern Ihnen Ansätze für schnelle erste Entwicklungsschritte.
Die dringlichsten Handlungsfelder und Top-Kanzleibereiche
Mittlerweile haben wir die Ergebnisse aus 6 Monaten Kanzlei-Check gesammelt und es lassen sich diese interessanten Erkenntnisse und Tendenzen für die durchschnittliche Kanzlei aus dem twinnovativ Kanzlei-Check ableiten.
Die Top 5 der dringlichsten Handlungsfelder in Kanzleien:
- 2/3 der Kanzleien nutzen nie oder kaum Kennzahlen zur Kanzleisteuerung.
- Nur ca. 50 % dokumentieren ihre Prozesse.
- 55 % haben die Schnittstellen zwischen den Prozessen kaum oder gar nicht definiert.
- 50 % nutzen ihr internes Wissen strukturiert und sinnvoll.
- Nur 2/3 der Kanzleien führen regelmäßige Zielvereinbarungsgespräche mit ihren Mitarbeitern.
- Der größte Hebel liegt in den befragten Kanzleien des Kanzlei-Check in: Kanzleisteuerung & Controlling, Prozessmanagement, Kanzleiführung & Mitarbeiter, Wertschöpfung
Top 5 der lobenswerten Kanzleibereiche:
- Alle Kanzleien arbeiten meist oder ganz mit digitaler Belegverarbeitung.
- Bei 100 % ist die IT-Ausstattung auf dem aktuellen Standard.
- 100 % kommunizieren Entscheidungen innerhalb des Unternehmens meist oder immer.
- 92 % haben meistens oder voll zutreffend eine Strategie in Form einer 5‑Jahresplanung.
- Ca. 90 % kennen Ihren Umsatzbringer (Cash Cow).
- Hier sind die im Kanzlei-Check befragten Kanzleien gut aufgestellt: Digitalisierung und Kanzleistrategie & ‑management
Die durchschnittliche Kanzlei im twinnovativ Kanzlei-Check
Die durchschnittliche Kanzlei, die den Kanzlei-Check von twinnovativ durchgeführt hat, liefert diese Ergebnisse:
Erkenntnisse und Empfehlungen aus den Einzelfragen für die durchschnittliche Kanzlei aus dem twinnovativ Kanzlei-Check
Kanzleistrategie & ‑management
90 % antworteten auf die Frage “Haben Sie eine Strategie in Form einer 5‑Jahresplanung?“ mit trifft meist zu / trifft voll zu.
→ Diese Kanzleien sind auf einem guten Weg!
90 % gaben an, Ihre Ihren Umsatzbringer (Cashcow) zu kennen mit trifft meist zu oder trifft voll zu.
→ Die Umsatzbringer sind identifiziert. Arbeiten Sie schon mit dieser Tatsache bzgl. Ihrer Auslastung?
Mehr als 75 % der Kanzleien kommunizieren Ihre Strategie innerhalb des Unternehmens meist oder immer.
→ Die Mitarbeiter werden als mündige Mitarbeiter wahrgenommen.
Prozessmanagement
80 % arbeiten meist oder vollumfänglich mit Prozessen.
→ Sie sind auf einem guten Weg, Ihren Mitarbeitern Sicherheit zu geben und gleichzeitig den Qualitätsstandard hochzuhalten.
Doch nur die Hälfte dokumentieren ihre Prozesse meist oder immer.
→ Die Mitarbeiter erhalten kein abgestimmtes Arbeitsumfeld. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kostet viel Zeit und ist nicht einheitlich.
Sogar 55 % haben die Schnittstellen zwischen den Prozessen kaum oder gar nicht definiert.
→ An den Schnittstellen gehen wertvolle Informationen verloren, die Auswirkungen auf die Löhne und den Jahresabschluss haben können. Mit sauber definierten Schnittstellen sorgen Sie vor.
Kanzleisteuerung & Controlling
60 % nutzen nie oder kaum Kennzahlen zur Kanzleisteuerung.
→ Viele Kanzleien arbeiten mit einzelnen Kennzahlen, haben aber keinen festgelegten Turnus oder kennen ihre Grenzwerte nicht. Dies führt zu Intransparenz und reaktivem Verhalten. Mit dem Einsatz von Kennzahlen sorgen Sie für den nötigen Überblick und Vergleichbarkeit.
75 % nutzen Zielwerte zur Ausrichtung Ihrer Kanzlei.
→ Sie kennen die Zielwerte. Wichtig ist dennoch, dass Sie wissen, wie sich Ihre Zielwerte zusammensetzen, wie Sie die einzelnen Faktoren beeinflussen können und welche Maßnahmen Sie einleiten sollten, damit Sie Ihre gesetzten Ziele erreichen können.
75 % kennen die Ursachen-Wirkungs-Zusammenhänge ihrer Kennzahlen.
→ Sie wissen, an welchen Stellen Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die Deckungsbeiträge zu beeinflussen und damit Margen zu erzielen. Regelmäßigkeit und Struktur helfen, aktiv Einfluss auf die Kanzleiergebnisse zu nehmen.
Wertschöpfung
Immerhin 62,5 % arbeiten mit einer Mandanten-Struktur-Analyse.
→ Diese Kanzleien nutzen ihr Cross-Selling-Potenzial aus. Durch eine Mandanten-Struktur-Analyse erkennen sie mögliche Anknüpfungspunkte und Bedarfe bei ihren Mandanten. Mithilfe der ABC-Analyse können sie zusätzlich erkennen, welche Mandanten die Umsatz- bzw. Gewinntreiber sind.
75 % machen zu Beginn des Jahres eine Auftragsplanung.
→ Sie wissen, wer in ihrer Kanzlei wann welche Aufträge bearbeitet. Das ist gut. So können sie mit ihrer Planung jonglieren, sodass sich neue Mandate sinnvoll einplanen lassen.
Nur 50 % steuern aktiv Ihre Vertriebstätigkeiten.
→ Diese Kanzleien sollten überlegen, wie sie auf die richten Mandanten zugehen und Beziehungen aufbauen können. Ein Überblick über alle Angebote in der Pipeline und deren Erfolgswahrscheinlichkeit ist wichtig. Eine aktive, strukturierte Vertriebsarbeit ist essenziell.
Kanzleiführung & Mitarbeiter
62,5 % führen regelmäßige Zielvereinbarungsgespräche mit ihren Mitarbeitern.
→ Mit der Vereinbarung von Zielen können sie die Kanzlei besser ausrichten, den Mitarbeitenden Gestaltungsverantwortung übertragen und ihnen gleichzeitig Wertschätzung entgegenbringen. Ohne vereinbarte Ziele ist der gemeinsame Weg unklar.
100 % kommunizieren Entscheidungen innerhalb des Unternehmens meist oder immer.
→ Sie sind auf einem guten Weg. Strukturierte und kontinuierliche Kommunikation gibt Sicherheit und Orientierung für die Mitarbeitenden. So wird die Identität mit der Kanzlei gefördert.
50 % nutzen ihr internes Wissen strukturiert und sinnvoll.
→ Angewandtes Wissen innerhalb der Kanzlei fördert die Qualitätssicherung und gibt den Mitarbeitern Kompetenz. Strukturiertes Wissensmanagement unterstützt die Mitarbeitenden und die Mandanten profitieren auch davon.
Digitalisierung
62,5 % nutzen DATEV Pro Check teilweise oder vollumfänglich.
→ Die Prozesse sind an verschiedenen Stellen erfasst, aber nicht für alle Mitarbeiter einsehbar. Das führt zu Unsicherheit und hohem Aktualisierungsaufwand. Das Potenzial der Digitalisierung ist noch nicht voll genutzt.
100 % arbeiten meist oder vollkommen mit digitaler Belegverarbeitung.
→ Die Kanzlei ist modern aufgestellt. Herzlichen Glückwunsch.
100 % ist die IT-Ausstattung auf dem aktuellen Standard.
→ Gute Arbeit braucht gutes Handwerkszeug. Toll!
Unsere Handlungsempfehlungen für die durchschnittliche Steuerberatungskanzlei aus dem twinnovativ Kanzlei-Check
Kanzleistrategie & ‑management
Machen Sie regelmäßige Strategie-Meetings, um die 5‑Jahresplanung zu reviewen und anzupassen an die Marktanforderungen.
Prozessmanagement
Hier liegt eines der dringlichsten Handlungsfelder der Durchschnittskanzlei. Stellen Sie eine Prozesslandkarte auf, definieren Sie Management‑, Support- und Wertschöpfungsprozesse. Identifizieren und managen Sie die Prozessschnittstellen.
Kanzleisteuerung & Controlling
Ja, hier gibt es Potenzial. Zahlen sind wichtige Planungsinstrumente. Deshalb definieren Sie Kennzahlen, die für Sie wichtig sind wie z. B. Umsatzrendite, Deckungsbeitrag I und II, Auslastung der produktiven Stunden der Mitarbeiter, Rechnungsausgangsbuch etc.. Legen Sie dafür entsprechende Planzahlen fest und erstellen Sie einen Plan-Ist-Vergleich.
Wertschöpfung
Der Vertrieb ist das A und O der Kanzlei-Zukunft. Auch hier ist geplantes Vorgehen sinnvoll und das Wissen, welche Mandanten die wertvollsten sind. Machen Sie sich eine Vertriebsplanung und arbeiten Sie kontinuierlich damit.
Kanzleiführung & Mitarbeiter
Wissen ist Ihre Ressource und damit Ihr Umsatz. Legen Sie in ProCheck die erforderlichen Komponenten für den jeweiligen Prozessschritt fest. Sorgen Sie dafür, dass die Fachabteilungen kontinuierlich das Wissen und die Erfahrungen zu aktuellen Fällen austauschen.
Digitalisierung
Herrlich, wenn Sie hier auf dem aktuellen Stand sind. Bleiben Sie dran, dann gehen Sie mit der Zeit und sind für neue Mitarbeiter ein attraktiver Arbeitgeber.
Nächste mögliche Schritte mit twinnovativ
Der Kanzlei-Check ist der erste Schritt Richtung Weiterentwicklung und kostenlos und unverbindlich. Wer die Entwicklungsschritte selbst kanzleiintern gehen möchte, dem geben wir wichtige Impulse mit.
Für tiefe Einblicke in die Themenfelder zusammen mit twinnovativ bietet sich die intensive Kanzlei-Analyse als nächster Schritt oder sogar der Kanzlei-Potenzial-Workshop an. Ist ein Handlungsfeld mit der höchsten Dringlichkeit bereits priorisiert, wird projektbezogen daran gearbeitet.
Benötigen Sie gezielte Unterstützung bei Ihrer Kanzleientwicklung?
Nehmen Sie gerne mit uns Kontakt auf. Schreiben Sie uns an info@twinnovativ.de oder vereinbaren Sie über unseren Online-Terminkalender einen Kennenlerntermin.
Quelle: twinnovativ Kanzlei-Check, 12 vollständige Reaktionen im Zeitraum Juli – Dezember 2022
