Die 7 häufigsten Fehler im Prozessmanagement und wie Sie diese vermeiden.
Fehler 1:
Fehlende Prozesse lassen Mitarbeitende in jedem Fall wieder von vorne beginnen
Wenn Prozesse fehlen, ist die Konsequenz, dass die Mitarbeitenden in jedem Einzelfall von Neuem herangehen müssen. Sie denken nur in Einzelaufgaben und nicht in einer Abfolge von logisch zusammenhängenden Aufgabenketten. Es gibt keinen Standard für diese wiederkehrenden Aktivitäten und die Verantwortlichkeiten werden immer wieder diskutiert. Die Gefahr besteht, dass Aufgaben in der falschen Reihenfolge bearbeitet oder ganz übersehen werden. Das hat Auswirkung auf den Zeitaufwand sowie die Qualität der Arbeit. Die Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden ist unkoordiniert und ineffizient. Die Vertretung von Mitarbeitenden untereinander wird erschwert.
Analysieren Sie Ihre Ist-Prozesse und dokumentieren Sie diese.
Mit der Definition von Prozessen erreichen Sie eine prozessgestützte Entlastung Ihres Arbeitsalltags, die Ihnen Zufriedenheit, Zeit und Gestaltungsspielraum zurückgibt. Ihren Mitarbeitenden schenken Sie dadurch Handlungssicherheit und erhöhen die Wertschöpfung Ihrer Organisation.
Fehler 2:
Prozesse sind nicht standardisiert
Die fehlende Standardisierung von wiederkehrenden Arbeitsschritten kann zu uneinheitlicher Vorgehensweise der Mitarbeitenden führen. Jeder arbeitet nach seiner individuellen Vorgehensweise. Das Rad wird laufend neu erfunden, bei hohem Energieaufwand und mit geringem Ergebnis. Diese Doppelarbeiten und vermehrten Abstimmungsvorgänge führen zu hohem Zeitaufwand und geringer Mitarbeitenden-Motivation.
Legen Sie wiederkehrende Arbeitsschritte in Standard-Prozessen fest.
Durch die Optimierung der Prozesse über eine Standardisierung profitieren Sie von gleichbleibender Qualität, Kosten- und Zeitersparnis, Minimierung des Koordinationsaufwands, Transparenz und besserer Steuerbarkeit durch Kennzahlen.
Fehler 3:
Prozesse sind nicht automatisiert
Mittlerweile sind digitale Lösungen aus dem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken. Doch werden die Möglichkeiten nicht immer voll ausgeschöpft. Wo es möglich ist, unterstützen digitale Tools eine voll automatisierte Bearbeitung von Prozessschritten, wie z. B. die automatische Benachrichtigung des nächsten Prozessteilnehmers bei Eintreten eines bestimmten Ereignisses im Prozess. So erleichtern digitale Systeme die Bearbeitung von Einzelschritten ohne individuelles Eingreifen.
Analysieren Sie, an welchen Stellen digitale Systeme unterstützen oder voll automatisiert eingesetzt werden können.
Durch die Automatisierung von Prozessen senken Sie Kosten und sparen Zeit. Kommunikationsbrüche und hoher Abstimmungsaufwand werden minimiert. Fehler werden vermieden. Vertretungssituationen funktionieren besser.
Fehler 4:
Die Rollen und Zuständigkeiten sind nicht definiert
Fehlt ein eindeutiges Rollenkonzept mit klaren Zuständigkeiten, kann das dazu führen, dass sich plötzlich niemand verantwortlich fühlt. Mancher pickt sich die Aufgaben heraus, die er gut kann, gerne mag oder von denen er sich etwas verspricht. So bleibt auch einmal ein ungeliebter Einzelschritt auf der Strecke. Keiner weiß, wer zuständig ist. Es entsteht Unsicherheit und Unzufriedenheit.
Definieren Sie klare Rollen und Zuständigkeiten nach Ihren individuellen Erfordernissen.
Die zentralen Rollen im Prozessmanagement:
- Der Prozessverantwortliche kümmert sich um die zielorientierte und strategische Steuerung eines Prozesses.
- Der Prozessmanager sitzt in der federführenden Fachabteilung für den Prozess und unterstützt den Prozessverantwortlichen bei der operativen Ausführung des Prozesses.
- Die Prozessbeteiligten sind alle Personen und Abteilungen, deren Funktionen in einem Prozess aufgeführt sind. Sie sind entweder aktiv am Prozessablauf beteiligt oder arbeiten ihm zu.
Fehler 5:
Mitarbeitereinsatz wird nicht auf Auftragsebene geplant
Die fehlende operative Personaleinsatzplanung führt zu unzuverlässigen Zusagen an den Mandaten. Das ist weder bedarfs- noch mitarbeiterorientiert. Eine zeitnahe Reaktion auf mandatsbedingte Schwankungen beim Personalbedarf oder auf kurzfristige Personalausfälle ist kaum möglich. In der Praxis wird oft nach dem Motto entschieden: Wer hat gerade Zeit?
Planen Sie Ihre Mitarbeitenden auf Auftragsebene.
So schaffen Sie zusätzliche Transparenz über das Jahr hinweg und erhöhen die Planungsqualität. Die Mitarbeitereinsatzplanung ermöglicht einen bedarfsorientierten Personaleinsatz. Sie können flexibel auf Bedarfsschwankungen reagieren. Außerdem erhöht sich die Mitarbeiterzufriedenheit.
Schnittstellen zwischen den Prozessen sind nicht definiert
Der Prozess läuft innerhalb der Abteilung reibungslos durch. Doch dort endet er auch. Die nächste Fachabteilung ist durch eine Schnittstellen-Lücke abgeschnitten. So gelangen wichtige Informationen nicht rechtzeitig oder gar nicht an die nächste Stelle. Ad-hoc-Abstimmungen und Zeitverzug sind die Folgen und führen schlimmstenfalls zur Unzufriedenheit des Kunden.
Prüfen Sie Ihre Prozesslandschaft hinsichtlich der Schnittstellen zu anderen Bereichen oder Prozessen. Wann ist der richtige Zeitpunkt für diesen Übergang?
Durch die Optimierung von Schnittstellen stellen Sie die Durchgängigkeit Ihrer Prozesse über die ganze Organisation hinweg sicher. So eliminieren Sie Qualitäts- und Zeitverzug und schaffen leistungsfähige End-to-End-Prozesse bis hin zum zufriedenen Kunden.
Prozesse sind nicht sauber strukturiert und definiert
Ausnahmen sind bei Ihnen die Regel? Sie verfolgen selten strukturierte und definierte Prozesse. Eher gehen Sie an die Lösungsfindung von neuem heran. Das frisst viel Zeit und Geld und ermöglicht keine gleichbleibende Qualität in der Leistung.
Prüfen Sie Ihre Aufgaben auf Standardisierungsmöglichkeiten und legen Sie definierte und dokumentierte Prozesse fest.
Die saubere Struktur der Prozesse ermöglicht gleichbleibende Arbeits-Qualität, Kosten- und Zeitersparnis, Minimierung des Koordinationsaufwands und Transparenz an abteilungsübergreifenden Schnittstellen.