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Prozessmanagement

In Kanz­lei­en gibt es eine Viel­zahl an immer wie­der­keh­ren­den Abfol­gen von Abläu­fen — die Stan­dard­ab­läu­fe. Man­dan­ten­an­nah­me, Fris­ten- oder Hono­rar­ma­nage­ment lau­fen immer in den glei­chen Schrit­ten ab. Gehen Sie indi­vi­du­ell vor oder haben Sie stan­dar­di­sier­te und doku­men­tier­te Pro­zes­se? Sind die­se defi­niert, mit­ein­an­der ver­zahnt und wer­den sie gelebt?

Prozessmanagement: Die Standardisierung Ihrer Abläufe spart täglich Zeit und Geld.

Ken­nen Sie die­ses Gefühl?

  • Die eine Hand weiß nicht, was die ande­re macht. Ent­we­der küm­mert sich kei­ner dar­um oder gleich meh­re­re Mitarbeiter:innen. Dop­pel­ar­beit und Zeit­ver­lust sind die Effi­zi­enz­fres­ser in vie­len Kanz­lei­en.
  • Jeder Stand­ort hat sei­ne indi­vi­du­el­len Abläu­fe. Die Zusam­men­füh­rung der Stand­or­te in ein­heit­li­che Abläu­fe und Aus­wer­tun­gen ist nicht gege­ben. Die Ver­tre­tung von Mitarbeiter:innen zwi­schen den Stand­or­ten ist pro­ble­ma­tisch, ein­ar­bei­tungs­in­ten­siv und zeit­rau­bend.
  • Die Über­ga­be zwi­schen den Fach­be­rei­chen wie Lohn, Fibu, Jah­res­ab­schluss erfolgt unstruk­tu­riert und oft nach zeit­li­chem oder indi­vi­du­el­lem Ermes­sen. Ver­mehr­te Nach­fra­gen sind nötig. Frist­ver­säum­nis­se dro­hen.

 

Die Frage der Prozess-Kultur: Wer macht wann, was, wie, wozu und womit?

Wir ana­ly­sie­ren Ihre Pro­zes­se und zei­gen die­se in einer Pro­zess-Land­schaft auf: Manage­ment­pro­zes­se wie Stra­te­gie, Con­trol­ling und Per­so­nal haben genau­so wie die Unter­stüt­zungs­pro­zes­se IT, Mar­ke­ting und Fak­tu­ra Ein­fluss auf die Wert­schöp­fungs­pro­zes­se Ihrer Kanz­lei. So wer­den Schnitt­stel­len zwi­schen den Pro­zes­sen defi­niert und Abläu­fe gehen naht­los inein­an­der über. Die Rol­len in den Pro­zes­sen sind klar defi­niert.

 

Prozessarten im Prozessmanagement

Die Wert­schöp­fungs­pro­zes­se in einer Steuerberatungs‑,  Wirt­schafts­prü­fungs oder Rechts­an­walts­ge­sell­schaft sind viel­fäl­tig. Die Man­dan­ten­an­nah­me ist z.B. einer der wich­tigs­ten Pro­zes­se. Hier kön­nen die Wei­chen für den spä­te­ren rei­bungs­lo­sen Ablauf z.B. für einen sau­be­ren Man­dan­ten-Stamm­da­ten­satz gelegt wer­den. Wei­ter geht es z. B. mit Post­ein­gang, Beschei­der­fas­sung, Bescheid­prü­fung bis hin zu Buch­hal­tung, Löh­ne, Jah­res­ab­schluss, Offen­le­gung und Dekla­ra­ti­on.

Teilprozesse im Wertschöpfungsprozess von Steuerberatungskanzleien

Wir ana­ly­sie­ren den Man­dan­ten-Daten­fluss über die Abtei­lun­gen hin­weg. So erhal­ten wir Erkennt­nis­se über Ihre Abläu­fe und Anfor­de­run­gen und defi­nie­ren zusam­men mit Ihnen struk­tu­rier­te und stan­dar­di­sier­te Pro­zes­se z.B. zu struk­tu­rier­ter Man­dan­ten­an­nah­me, Lohn, Fibu, Jah­res­ab­schluss, Steu­er­erklä­rung, Fall­ana­ly­se, Doku­men­ta­ti­on etc.

Die Rol­len in den Pro­zes­sen und die Schnitt­stel­len zwi­schen den Pro­zes­sen wer­den defi­niert, doku­men­tiert und unter­neh­mens­weit gelebt. Das Pro­zess­mo­dell wird trans­pa­rent inklu­si­ve der Ver­ant­wort­lich­kei­ten.

Wir beglei­ten den Go-live durch Pro­zess­re­view und Kom­mu­ni­ka­ti­on der Ände­run­gen an die am Pro­zess Betei­lig­ten durch den Chan­ge-Manage­ment-Ansatz.

Eine wich­ti­ge Unter­stüt­zung funk­tio­nie­ren­der Abläu­fe ist trans­pa­ren­tes Wis­sens­ma­nage­ment: Wer ist in der Kanz­lei Exper­te für…, wie funk­tio­niert die Wis­sens­be­reit­stel­lung und ‑wei­ter­ga­be? Dafür ana­ly­sie­ren wir bestehen­de Kom­mu­ni­ka­ti­ons- und Mee­ting-Struk­tu­ren, um dar­auf auf­bau­end die Wis­sens­wei­ter­ga­be zu struk­tu­rie­ren und zu stan­dar­di­sie­ren.

Die twinnovativ-Vorgehensweise für Ihre effizienten und reibungslosen Prozesse.

twinnovativ Vorgehensweise im Prozessmanagement

Im Bereich Pro­zess­ma­nage­ment arbei­ten wir zusam­men mit Ihnen an:

  • Pro­zess­ori­en­tie­rung statt Auf­ga­ben­ori­en­tie­rung
  • Durch­gän­gi­ge Pro­zes­se ohne unnö­ti­ge Stopps und Abstim­mun­gen
  • Effi­zi­en­te Vor­la­gen­nut­zung
  • Mini­mie­rung von Mehr­auf­wand und Dop­pel­ar­bei­ten
  • Sicher­heit der Mit­ar­bei­ter und Ver­lass auf Vor­gän­ge — auch bei Stand­ort­wech­sel und Ver­tre­tung
  • Trans­pa­renz über die Pro­zes­se und deren Schnitt­stel­len in der Kanz­lei
Martina Anzer, geschäftsführende Gesellschafterin der twinnovativ Managementberatung

Sind die Prozesse Ihrer Kanzlei durchgängig und effizient, so dass Sie von maximaler Zeitoptimierung profitieren?

Las­sen Sie uns über Ihre aktu­el­le Situa­ti­on spre­chen und ver­ein­ba­ren Sie einen Ken­nen­lern-Ter­min.

30 Minu­ten lang geht es um Ihre aktu­el­le Situa­ti­on und kon­kre­te Tipps zu ers­ten Schrit­ten.

twinnovativ Blog: “Die 7 häufigsten Fehler im Prozessmanagement und wie Sie diese vermeiden.”

Lesen Sie auch in unserem Blog “Was ist Prozessmanagement und warum ist es so wichtig?”