Prozessmanagement
In Steuerkanzleien und Wirtschaftsprüfungskanzleien gibt es eine Vielzahl an immer wiederkehrenden Abfolgen von Abläufen - die Standardabläufe. Lohn, Fibu oder Jahresabschluss laufen immer in den gleichen Schritten ab. Gehen Sie individuell vor oder haben Sie standardisierte und dokumentierte Prozesse? Sind diese definiert, miteinander verzahnt und werden sie gelebt?
Die Standardisierung Ihrer Abläufe spart täglich Zeit und Geld.
Kennen Sie dieses Gefühl?
- Die eine Hand weiß nicht, was die andere macht. Entweder kümmert sich keiner darum oder gleich mehrere Mitarbeiter:innen. Doppelarbeit und Zeitverlust sind die Effizienzfresser in vielen Kanzleien.
- Jeder Standort hat seine individuellen Abläufe. Die Zusammenführung der Standorte in einheitliche Abläufe und Auswertungen ist nicht gegeben. Die Vertretung von Mitarbeiter:innen zwischen den Standorten ist problematisch, einarbeitungsintensiv und zeitraubend.
- Die Übergabe zwischen den Fachbereichen wie Lohn, Fibu, Jahresabschluss erfolgt unstrukturiert und oft nach zeitlichem oder individuellem Ermessen. Vermehrte Nachfragen sind nötig. Fristversäumnisse drohen.
Die Frage der Prozess-Kultur: Wer macht wann, was, wie, wozu und womit?
Wir analysieren Ihre Prozesse und zeigen diese in einer Prozess-Landschaft auf: Managementprozesse wie Strategie, Controlling und Personal haben genauso wie die Unterstützungsprozesse IT, Marketing und Faktura Einfluss auf die Wertschöpfungsprozesse Ihrer Kanzlei. So werden Schnittstellen zwischen den Prozessen definiert und Abläufe gehen nahtlos ineinander über. Die Rollen in den Prozessen sind klar definiert.
Die Wertschöpfungsprozesse in einer Steuerkanzlei oder Wirtschaftsprüfungskanzlei sind vielfältig. Die Mandantenannahme ist z.B. einer der wichtigsten Prozesse. Hier können die Weichen für den späteren reibungslosen Ablauf z.B. für einen sauberen Mandanten-Stammdatensatz gelegt werden. Weiter geht es mit Posteingang, Bescheiderfassung, Bescheidprüfung bis hin zu Buchhaltung, Löhne, Jahresabschluss, Offenlegung und Deklaration.
Wir analysieren den Mandanten-Datenfluss über die Abteilungen hinweg. So erhalten wir Erkenntnisse über Ihre Abläufe und Anforderungen und definieren zusammen mit Ihnen strukturierte und standardisierte Prozesse z.B. zu strukturierter Mandantenannahme, Lohn, Fibu, Jahresabschluss, Steuererklärung etc.
Die Rollen in den Prozessen und die Schnittstellen zwischen den Prozessen werden definiert, dokumentiert und unternehmensweit gelebt. Das Prozessmodell wird transparent inklusive der Verantwortlichkeiten.
Wir begleiten den Go-live durch Prozessreview und Kommunikation der Änderungen an die am Prozess Beteiligten durch den Change-Management-Ansatz.
Eine wichtige Unterstützung funktionierender Abläufe ist transparentes Wissensmanagement: Wer ist in der Kanzlei Experte für..., wie funktioniert die Wissensbereitstellung und -weitergabe? Dafür analysieren wir bestehende Kommunikations- und Meeting-Strukturen, um darauf aufbauend die Wissensweitergabe zu strukturieren und zu standardisieren.
Die twinnovativ-Vorgehensweise für Ihre effizienten und reibungslosen Prozesse.
Im Bereich Prozessmanagement arbeiten wir zusammen mit Ihnen an:
- Prozessorientierung statt Aufgabenorientierung
- Durchgängige Prozesse ohne unnötige Stopps und Abstimmungen
- Effiziente Vorlagennutzung
- Minimierung von Mehraufwand und Doppelarbeiten
- Sicherheit der Mitarbeiter und Verlass auf Vorgänge - auch bei Standortwechsel und Vertretung
- Transparenz über die Prozesse und deren Schnittstellen in der Kanzlei
