Case Study: Einführung eines internationalen, kennzahlenbasierten Steuerungskonzeptes

Vor dem Projekt New Finance konnten SAP Reports auf internationaler Ebene nicht automatisch erzeugt werden. Jedes Land hat sich teilweise mehrere individuelle Controllingprozesse eingerichtet. Ohne Verbindung zu einer Datenbasis wurden Reporting Files in Excel an die Länder herausgegeben, die ihre Daten eintrugen.

Die Herausforderung war die komplette Vereinheitlichung des Reporting Systems über 29 Ländern hinweg. Das Ziel war es, zu standardisieren und harmonisieren, damit ein automatisches Reporting möglich ist.

Das Ziel war ein einheitlicher Kontenplan, Multi-Ledger etablieren, Profit Center Rechnungen einführen, das neue Hauptbuch, Gouvernance über neue Standardstrukturen und Stammdaten.

Time-Boxing-Ansatz

Eine Regel im Projekt war der Time-Boxing-Ansatz. Der regelmäßige Review der Teilprojekte und Aufgabenpakete ermöglicht die erneute Bewertung im laufenden Projekt und die Neupriorisierung. Vor allem Elemente, die nicht direkt zu den Kernzielen gehören, wie z. B. das neue Planungstool und der S/4HANA Prototyp, wurden verschoben.

Herausforderungen

Die Organisation befand sich teilweise im Umbruch, denn neue Zuständigkeiten waren noch nicht final zugeordnet. Das ist hinderlich und fordert mehr Change Aufwand als nötig.

Change-Management

Der offene Umgang im Projektteam ermöglichte es, als Engpässe aufkamen, Unterstützung anzufordern. So wurde Christiane Räbiger als Change- und Fachexpertin von twinnovativ hinzugezogen. Die Vermittlung zwischen den Fachbereichen im Konzern, den technischen Anforderungen des Steuerungskonzeptes und dem Change Team wurde zum zentralen Element. Sowohl Change- als auch fachliche Maßnahmen wurden ergriffen und die Betroffenen intensiv gecoacht und trainiert.

Vermittlerrolle zwischen Change- und fachlichem Team – was leistet sie genau?

Fachlich am Projekt Beteiligte haben natürlicherweise eine Art Tunnelblick auf ihre fachlichen Themen, denn diese haben aus Sicht des Betroffenen immer Priorität. Doch ein Change-Management Team hat das Ohr an der Organisation. Was braucht es noch? Was fehlt noch, um das Projekt erfolgreich umzusetzen? Hat der Anwender den Sinn der Veränderungen verstanden?

Diese Erkenntnisse/Wahrnehmungen führt das Change Team dem fachlichen Team und den Programmleitern vor Augen und funktioniert ähnlich einer Kommunikationszentrale. Sie sorgen dafür, das die Wirksamkeit von Interventionen reflektiert und angepasst werden. Die Vermittlerrolle ist eine Art Übersetzungszentrale: die technischen Anforderungen aus dem Steuerungskonzept werden so übersetzt, dass es für die Unternehmenssteuerung verständlich wird und umgekehrt. Das Zusammenspiel von Ursache und Wirkung wird transparent. Das Wissen um die „Feinmechanik“ der Steuerungsmechanismen wird tiefgreifend vermittelt, sodass es nachhaltig im Unternehmen verankert ist/werden kann. Es befähigt die Mitarbeiter, ihre Rollen ausüben zu können. Und es befähigt das Unternehmen, von oben draufzuschauen und von unten zu handeln, damit es auch in Feinheiten steuerungsfähig bleibt und aktiv sein Ziel ansteuert.

So hat das Change Team das Projektteam permanent begleitet und beraten, Trainings und Informationsmeetings strukturiert und organisiert.

Der Go-Live erfolgte ohne Showstopper, so konnte ohne Verzögerungen in Lieferung oder Fakturierung sofort in die Wertschöpfung übergegangen werden, obwohl die Routine noch nicht erreicht war.

Erreicht wurden unter Berücksichtigung der Komplexität der vielen Länder und Systematiken einheitliche Strukturen, eine Controlling-Sprache und die technisch einheitliche Basis für das automatische Reporting.

Nach dem Go Live muss die Planung in der neuen Logik erstellt werden, die aufgrund des Time-Boxing-Ansatzes nach hinten verschoben wurde. Diese Planungsphase läuft noch.

Das sagt die Programmleiterin im Projekt New Finance zur Zusammenarbeit mit twinnovativ:

twinnovativ hat die Umsetzung des internationalen Steuerungskonzeptes im fachlichen und organisatorischen Change-Management über alle Länder begleitet. Mittels mehrdimensionalem Komplexitätsmanagement wurden Lösungen erarbeitet, indem Zusammenhänge aufgezeigt und transparent gemacht wurden.