Case Study

Projekt New Finance - Einführung eines internationalen Steuerungskonzeptes

Unser Kunde nimmt unter den deutschen Lebensmittelmarken einen Spitzenplatz ein und zählt auch international zu den vertrauenswürdigsten Nahrungsmittelmarken. Als global agierendes Unternehmen benötigt die Managementebene eine sinnvolle und aussagekräftige Basis für unternehmerische Entscheidungen über alle Länder hinweg. Mit dem Projekt New Finance wurde ein internationales Steuerungskonzept im SAP umgesetzt, das die weltweite Vereinheitlichung der Steuerungsobjekte in der GuV von 29 Ländern ermöglicht und so für die nötige Transparenz, Standardisierung und Steuerungsfähigkeit sorgt.

Projektdaten im Projekt New Finance

  • Projektlaufzeit

    Mai 2019 bis zum Go live April 2021

  • Standorte

    Deutschland und weitere 28 Länder weltweit

  • Projektteam

    150 interne und externe Projektmitarbeiter, während der Testphase um die 500 Mitarbeiter, davon 1 Beraterin von twinnovativ (ab 02/2020)

  • Rolle von twinnovativ im Projekt

    Change- und Fachexperte für Steuerungskonzepte als verbindendes Glied zwischen den Fachabteilungen und -Beratern und SAP

„Man kann fachlich noch so etwas Großartiges auf die Beine stellen, wenn man die Menschen nicht mitnimmt, wird es kein Erfolg.“

Programmleiterin im Projekt New Finance

Ausgangssituation

Vor dem Projekt New Finance konnten SAP Reports auf internationaler Ebene nicht automatisch erzeugt werden. Jedes Land hat sich teilweise mehrere individuelle Controllingprozesse eingerichtet. Ohne Verbindung zu einer Datenbasis wurden Reporting Files in Excel an die Länder herausgegeben, die ihre Daten eintrugen.

Die Herausforderung war die komplette Vereinheitlichung des Reporting Systems über 29 Ländern hinweg. Das Ziel war es, zu standardisieren und harmonisieren, damit ein automatisches Reporting möglich ist.

Lösung und Herausforderungen

Das Ziel war ein einheitlicher Kontenplan, Multi-Ledger etablieren, Profit Center Rechnungen einführen, das neue Hauptbuch, Gouvernance über neue Standardstrukturen und Stammdaten.

Time-Boxing-Ansatz

Eine Regel im Projekt war der Time-Boxing-Ansatz. Der regelmäßige Review der Teilprojekte und Aufgabenpakete ermöglicht die erneute Bewertung im laufenden Projekt und die Neupriorisierung. Vor allem Elemente, die nicht direkt zu den Kernzielen gehören, wie z. B. das neue Planungstool und der S/4HANA Prototyp, wurden verschoben.

Herausforderungen

Die Organisation befand sich teilweise im Umbruch, denn neue Zuständigkeiten waren noch nicht final zugeordnet. Das ist hinderlich und fordert mehr Change Aufwand als nötig.

Change-Management

Der offene Umgang im Projektteam ermöglichte es, als Engpässe aufkamen, Unterstützung anzufordern. So wurde Christiane Räbiger als Change- und Fachexpertin von twinnovativ hinzugezogen. Die Vermittlung zwischen den Fachbereichen im Konzern, den technischen Anforderungen des Steuerungskonzeptes und dem Change Team wurde zum zentralen Element. Sowohl Change- als auch fachliche Maßnahmen wurden ergriffen und die Betroffenen intensiv gecoacht und trainiert.

Vermittlerrolle zwischen Change- und fachlichem Team – was leistet sie genau?

Fachlich am Projekt Beteiligte haben natürlicherweise eine Art Tunnelblick auf ihre fachlichen Themen, denn diese haben aus Sicht des Betroffenen immer Priorität. Doch ein Change-Management Team hat das Ohr an der Organisation. Was braucht es noch? Was fehlt noch, um das Projekt erfolgreich umzusetzen? Hat der Anwender den Sinn der Veränderungen verstanden?

Diese Erkenntnisse/Wahrnehmungen führt das Change Team dem fachlichen Team und den Programmleitern vor Augen und funktioniert ähnlich einer Kommunikationszentrale. Sie sorgen dafür, das die Wirksamkeit von Interventionen reflektiert und angepasst werden. Die Vermittlerrolle ist eine Art Übersetzungszentrale: die technischen Anforderungen aus dem Steuerungskonzept werden so übersetzt, dass es für die Unternehmenssteuerung verständlich wird und umgekehrt. Das Zusammenspiel von Ursache und Wirkung wird transparent. Das Wissen um die „Feinmechanik“ der Steuerungsmechanismen wird tiefgreifend vermittelt, sodass es nachhaltig im Unternehmen verankert ist/werden kann. Es befähigt die Mitarbeiter, ihre Rollen ausüben zu können. Und es befähigt das Unternehmen, von oben draufzuschauen und von unten zu handeln, damit es auch in Feinheiten steuerungsfähig bleibt und aktiv sein Ziel ansteuert.

So hat das Change Team das Projektteam permanent begleitet und beraten, Trainings und Informationsmeetings strukturiert und organisiert.

Erfolgsfaktoren für die Umsetzung dieses Steuerungskonzeptes

  • Klares Commitment von CFO und Steering Committee
  • Gute Stakeholder-Analyse zu Beginn, um alle Betroffenen zu managen
  • Bedenkenträger offensiv mitnehmen, gemeinsam die Herausforderung angehen
  • Konsequentes Change-Management, um alle Betroffenen mitzunehmen
  • Permanentes Gouvernance-Team, das Abläufe, Standards und Mitarbeiter nach Go-live weiter unterstützt

Ergebnis

Der Go-Live erfolgte ohne Showstopper, so konnte ohne Verzögerungen in Lieferung oder Fakturierung sofort in die Wertschöpfung übergegangen werden, obwohl die Routine noch nicht erreicht war.

Erreicht wurden unter Berücksichtigung der Komplexität der vielen Länder und Systematiken einheitliche Strukturen, eine Controlling-Sprache und die technisch einheitliche Basis für das automatische Reporting.

Nach dem Go Live muss die Planung in der neuen Logik erstellt werden, die aufgrund des Time-Boxing-Ansatzes nach hinten verschoben wurde. Diese Planungsphase läuft noch.

Kundenstimme

Das sagt die Programmleiterin im Projekt New Finance zur Zusammenarbeit mit twinnovativ:

„Christiane Räbiger von twinnovativ war ein Key Player im Projekt New Finance. Sie hat beides: die Change Expertise - und eine ganz natürliche Art, die Leute mitzunehmen - aber auch das fachliche Know-how. Da hat sie eine Riesenlücke im Projekt geschlossen.

Wir hatten eingangs besprochen, wie groß dieses Projekt war. Für eine Nischenfirma, wie twinnovativ, ist es sicherlich nicht möglich, so ein Riesenprogramm zu übernehmen, das wäre utopisch, da fehlt die Manpower, aber in dieser Nische als Change- und Fachexperte ist es ein super Ansatz, die Lücke zu schließen, wo Unternehmen Großes vorhaben. Hier kann twinnovativ großen Mehrwert leisten.“

Zusammenfassung

twinnovativ hat die Umsetzung des internationalen Steuerungskonzeptes im fachlichen und organisatorischen Change-Management über alle Länder begleitet. Mittels mehrdimensionalem Komplexitätsmanagement wurden Lösungen erarbeitet, indem Zusammenhänge aufgezeigt und transparent gemacht wurden.

 

Sie möchten unseren Kunden direkt zu diesem Steuerungskonzept sprechen?

Die Programmleiterin möchte zwar anonym bleiben. Sie hat sich allerdings zu unserer großen Freude bereit erklärt, als Referenz-Ansprechpartnerin telefonisch für Sie zur Verfügung zu stehen.

Wir stellen gerne den Kontakt für Sie her. Melden Sie sich, wenn Interesse besteht.

Haben Sie Fragen zum Thema Steuerungskonzept oder planen Sie selbst eines? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.

twinnovativ GmbH

Tel. 0049 89 680 936 23

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