Case Study: Umsetzung eines internationales Transferpreiskonzeptes

Die Kalkulation der Inter-Company-Preise war weder standardisiert noch war deren Vergleichbarkeit gegeben, was zu mangelnder Transparenz führte. Im Inter-Company-Bereich gab es 21 verschiedene Konditionsschemen und teilweise unterschiedliche Konditionsarten. Jedes Land hatte sein eigenes Konditionsschema. Die zahlreichen, unstandardisierten Konditionsschemen erforderten einen hohen Pflegeaufwand.

Das Ziel war, die weltweite Standardisierung der Inter-Company-Preis-Kalkulation und die Harmonisierung der Konditionsschemen.

Konsolidierung der Schemen

Mit externem Blick wurden die Konditionsschemen gesichtet und konsolidiert. Die Bedenken, ob und wie die weltweite Standardisierung funktionieren kann, konnten mittels individuellen Abstimmungsrunden geklärt werden.

Um die landesspezifischen Anforderungen zu gewährleisten, gab es einen intensiven Austausch mit den Ländern, wobei hier die IT mithilfe von Detailanalysen Optimierungspotenziale sehr klar aufzeigen und schnell lösen konnte.

Durch diese Vorgehensweise konnten im Projektverlauf die ursprünglich 18 Konditionsschemen auf zwei Zielschemen reduziert werden. Drei landesspezifische Schemen waren unumgänglich.

Begleitung durch Change-Management

Bereits beim Kick-Off wurde Aufklärungsarbeit über den Sinn und das Ziel des Projektes geleistet sowie die Vorteile für die Organisation und den Einzelnen aufgezeigt. Es war wichtig, alle Betroffenen abzuholen, damit sie einerseits das Warum verstehen und andererseits das Projekt mittragen.

Aufkommenden Bedenken wurden von Anfang an mit den positiven Effekten der Standardisierung begegnet: Fehler vermeiden sowie Vergleichbarkeit und Transparenz schaffen für langfristige Verbesserungen im Daily Business. Um die Flexibilität im Business zu erhöhen, wurden neben regelmäßigen Trainings zusätzlich E-Learnings angeboten.

Intensives Testen

Zu Zeiten des Zwischenabschluss kam es zu Engpässen in den Testkapazitäten der Mitarbeiter. Deswegen wurden die Testphasen ausgedehnt, um eine freiere Zeiteinteilung zu ermöglichen.

Es gab mehrere intensive Testphasen: Unit-Test mit Pilot-Ländern, Integrations-Test 1 und 2 über alle Länder und den abschließenden User-Acceptance-Test. Alle Testphasen wurden mit regelmäßigen Q&A-Sessions begleitet, um die Fehler-Lösungs-Kompetenz bei den Anwendern zu erhöhen. Dadurch wurden die Fehler peu à peu abgearbeitet. Der Go-live war zu keiner Zeit in Gefahr.

Agile Herangehensweise

Die agile Herangehensweise berücksichtigte die Bedürfnisse der Organisation im Projektverlauf. Das Projektteam hat sich auf die Organisation eingestellt.  Auf Bedenken und Hürden wurde direkt reagiert und das Projekt darauf angepasst, anstatt es starr durchzuziehen.

Im Projektverlauf des Transferpreisprojektes entstanden für 21 Länder zwei Zielschemen und drei landesspezifische Schemen. Nach einer intensiven Trainings- und Testphase lief der Go-live planmäßig, sehr ruhig und ohne Roadblocker ab. Die Standardisierung und Harmonisierung der Inter-Company-Transferpreise liefert die gewünschte Transparenz und Vergleichbarkeit bei minimiertem Pflegeaufwand.

Das sagt die Projektmanagerin im Projekt ICP Inter-Company-Pricing zur Zusammenarbeit mit twinnovativ:

twinnovativ hat die das Projektmanagement sowie das fachliche und organisatorische Change-Management zur Umsetzung des internationalen Transferpreiskonzeptes begleitet. Konditionsschemen wurden standardisiert und harmonisiert mit dem Ergebnis der Vergleichbarkeit und Transparenz.