Case Study

Projekt ICP (Inter-Company-Pricing)

Umsetzung des Transferpreiskonzeptes beim einem internationalen Lebensmittelkonzern im FMCG (Fast Moving Consumer Goods) Business

Unser Kunde mit Sitz in Bielefeld nimmt unter den deutschen Lebensmittelmarken einen Spitzenplatz ein und zählt auch international zu den vertrauenswürdigsten Nahrungsmittelmarken. Mit dem Projekt ICP Inter-Company-Pricing wurde ein internationales Transferpreiskonzept umgesetzt, das die weltweite Vereinheitlichung der Konditionsschemen von 21 Ländern ermöglicht. So wird für die nötige Vergleichbarkeit und Transparenz gesorgt sowie Besteuerungsfehler vermieden.

Projektdaten im Transferpreisprojekt

  • Projektlaufzeit

    Ende Juli 2021 bis Ende Januar 2022

  • Standorte

    Deutschland, Bielefeld und weitere 20 Länder weltweit

  • Projektteam

    15 Mitarbeiter im Core-Team plus ca. 90 Mitarbeiter aus 30 Werken über die Länder verteilt, davon 2 Beraterinnen von twinnovativ

  • Rolle von twinnovativ im Projekt

    Change- und Fachexperten für Transferpreiskonzepte, Projektmanagement

Ausgangssituation

Die Kalkulation der Inter-Company-Preise war weder standardisiert noch war deren Vergleichbarkeit gegeben, was zu mangelnder Transparenz führte. Im Inter-Company-Bereich gab es 21 verschiedene Konditionsschemen und teilweise unterschiedliche Konditionsarten. Jedes Land hatte sein eigenes Konditionsschema. Die zahlreichen, unstandardisierten Konditionsschemen erforderten einen hohen Pflegeaufwand.

Lösung und Herausforderungen

 

Das Ziel war, die weltweite Standardisierung der Inter-Company-Preis-Kalkulation und die Harmonisierung der Konditionsschemen.

 

Konsolidierung der Schemen

Mit externem Blick wurden die Konditionsschemen gesichtet und konsolidiert. Die Bedenken, ob und wie die weltweite Standardisierung funktionieren kann, konnten mittels individuellen Abstimmungsrunden geklärt werden.

Um die landesspezifischen Anforderungen zu gewährleisten, gab es einen intensiven Austausch mit den Ländern, wobei hier die IT mithilfe von Detailanalysen Optimierungspotenziale sehr klar aufzeigen und schnell lösen konnte.

Durch diese Vorgehensweise konnten im Projektverlauf die ursprünglich 18 Konditionsschemen auf zwei Zielschemen reduziert werden. Drei landesspezifische Schemen waren unumgänglich.

 

Begleitung durch Change-Management

Bereits beim Kick-Off wurde Aufklärungsarbeit über den Sinn und das Ziel des Projektes geleistet sowie die Vorteile für die Organisation und den Einzelnen aufgezeigt. Es war wichtig, alle Betroffenen abzuholen, damit sie einerseits das Warum verstehen und andererseits das Projekt mittragen.

Aufkommenden Bedenken wurden von Anfang an mit den positiven Effekten der Standardisierung begegnet: Fehler vermeiden sowie Vergleichbarkeit und Transparenz schaffen für langfristige Verbesserungen im Daily Business. Um die Flexibilität im Business zu erhöhen, wurden neben regelmäßigen Trainings zusätzlich E-Learnings angeboten.

„Die Kernelemente für den Projekterfolg waren gute Projekt-Vorbereitung, viele Trainingsmaterialien sowie ausreichend Testmöglichkeiten über die verschiedenen Testphasen hinweg.“

Projektmanagerin im Projekt Intra-Company-Pricing

Intensives Testen

Zu Zeiten des Zwischenabschluss kam es zu Engpässen in den Testkapazitäten der Mitarbeiter. Deswegen wurden die Testphasen ausgedehnt, um eine freiere Zeiteinteilung zu ermöglichen.

Es gab mehrere intensive Testphasen: Unit-Test mit Pilot-Ländern, Integrations-Test 1 und 2 über alle Länder und den abschließenden User-Acceptance-Test. Alle Testphasen wurden mit regelmäßigen Q&A-Sessions begleitet, um die Fehler-Lösungs-Kompetenz bei den Anwendern zu erhöhen. Dadurch wurden die Fehler peu à peu abgearbeitet. Der Go-live war zu keiner Zeit in Gefahr.

Agile Herangehensweise

Die agile Herangehensweise berücksichtigte die Bedürfnisse der Organisation im Projektverlauf. Das Projektteam hat sich auf die Organisation eingestellt.  Auf Bedenken und Hürden wurde direkt reagiert und das Projekt darauf angepasst, anstatt es starr durchzuziehen.

Die Erfolgsfaktoren waren

  • die strukturierte Konsolidierung der Schemen mit Blick von außen und
  • die starke „Denke“, also die Überzeugung und das Verständnis, „es muss Standards geben“ genauso wie
  • die Willensstärke bei erstem Gegenwind, dranzubleiben.

Ergebnis

Im Projektverlauf des Transferpreisprojektes entstanden für 21 Länder zwei Zielschemen und drei landesspezifische Schemen. Nach einer intensiven Trainings- und Testphase lief der Go-live planmäßig, sehr ruhig und ohne Roadblocker ab. Die Standardisierung und Harmonisierung der Inter-Company-Transferpreise liefert die gewünschte Transparenz und Vergleichbarkeit bei minimiertem Pflegeaufwand.

Kundenstimme

Das sagt die Projektmanagerin im Projekt ICP Inter-Company-Pricing zur Zusammenarbeit mit twinnovativ:

„Ich bin begeistert von twinnovativ, auch begeistert von Christiane Räbiger, weil sie umfassende Erfahrungen mitbringt und mit ihrer motivierenden, professionellen Art zum Erfolg des Projektes beigetragen hat. Christiane hat einen großen Anteil am Projekterfolg durch ihre Hands-on-Mentalität und ihr breites Wissen. Sie ist eine motivierende Persönlichkeit.

Ohne twinnovativ wäre es nicht so erfolgreich gelaufen. Professionelle Projektplanung ist etwas, das eine Unternehmensberatung draufhat: Wie muss ich strukturieren, wie muss ich Budgets planen und einsetzen. Das komplette Paket hätte ich allein nicht hingekriegt.“

Zusammenfassung

twinnovativ hat die das Projektmanagement sowie das fachliche und organisatorische Change-Management zur Umsetzung des internationalen Transferpreiskonzeptes begleitet. Konditionsschemen wurden standardisiert und harmonisiert mit dem Ergebnis der Vergleichbarkeit und Transparenz.

 

Haben Sie Fragen zum Thema Transferpreisprojekte oder planen Sie selbst eines? Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns.

twinnovativ GmbH

Tel. 0049 89 680 936 23

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