Schlüssel zum Projekterfolg: 5 Erfolgsfaktoren der ProjectReadiness
Diese Themen finden Sie im Artikel: Die Schlüssel zum Projekterfolg: 5 kritische Erfolgsfaktoren der ProjectReadiness:
Wer mit Projektmanagement zu tun hat, ist sich meist der gängigen Erfolgsfaktoren im Projektmanagement bewusst: Klarheit von Projektzielen, Rollendefinition, Projektmanagement-Skills, Methodenkenntnis und interne Kommunikation etc. Doch um Projekte nachhaltig zu gestalten, bedarf es einer umfassenderen Betrachtung.
Diese geht über die typischen Projektphasen — Projekt-Pre-Phase, Projekt-Phase und Projekt-Post-Phase – hinaus. Der Weg zum Projekterfolg wird bereits in der oft übersehenen, aber entscheidenden Readiness-Phase geebnet. Hier werden die Weichen gestellt, um bereits vor der Projektplanung und Projektvorbereitung die Grundlagen für einen reibungslosen Projektstart zu schaffen.
Herausforderungen der Organisation im Projekt
Organisationen steht vor zahlreichen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, um Projekte erfolgreich umzusetzen.
- Fehlende Kapazitäten stellen eine konkrete operative Herausforderung dar und können den Projektablauf beeinträchtigen. Gerade im Multiprojektmanagement oder beim Jonglieren zwischen Projekt und Daily Business ist eine kluge Priorisierung und Ressourcenallokation gefordert.
- Unklarheiten über Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb des Projektteams führen zu Unsicherheiten und können den Fortschritt des Projektverlaufs beeinträchtigen.
- Mangelndes Reporting- und Eskalationsstrukturen erschweren die Transparenz, Kommunikation und Entscheidungsfindung.
- Eine schlechte Fehlerkultur behindert einen offenen Austausch und das Lernen aus Fehlern.
- Die Angst vor Veränderung und fehlende Projektziele können zu Verweigerung, Verwirrung und Unverständnis führen.
- Ohne das nötige Commitment auf allen Ebenen der Organisation fehlt es an der notwendigen Unterstützung zur Projektdurchführung – hier ist insbesondere das Management als Vorbild gefragt
- Holprige Zusammenarbeit mit externen Beratern und Sprachbarrieren erschweren die Integration externer Fachkenntnisse und den reibungslosen Wissensaustausch.
Systemische Lösungsansätze steigern die Chance auf Projekterfolg
Die Bewältigung dieser vielfältigen Herausforderungen erfordert eine ganzheitliche Herangehensweise. Ausschließlich faktenbasierte Lösungsansätze über fachliche Kompetenzen, Methoden und Techniken helfen nur bis zu einem gewissen Punkt. Denn es geht in der Projektarbeit immer um die Transformation, um die Veränderung von einer Ausgangssituation zum Zielbild. Veränderungen lösen in jedem Menschen interne Prozesse aus. Also geht es in der Projektarbeit um zutiefst Menschliches. Es geht um die Haltung der Beteiligten und deren Veränderungsbereitschaft, um Einwände und Interessen, um Persönlichkeiten und Zwischenmenschliches.
Integrieren Sie deshalb diese Aspekte in Ihre Projektarbeit:
- Sensibilisieren Sie alle Beteiligten für Projektbedürfnisse.
- Schaffen Sie ein Bewusstsein über die Probleme in der Ausgangssituation und deren Lösungsmöglichkeiten.
- Arbeiten Sie intensiv mit aller Stakeholdern.
- Etablieren Sie eine gemeinsam gelebte Projektkultur.
- Neben fachlicher Kompetenz ist hier ein Change-Management-basiertes Vorgehen von elementarer Bedeutung, um die Akzeptanz und Verankerung der Inhalte zu erhöhen.
ProjectReadiness und ihre 5 Schlüssel zum Projekterfolg
In der Readiness-Phase werden die Projektgegebenheiten in diesen Kernbereichen ganzheitlich überprüft:
- Externe Faktoren als Grundpfeiler
- Technologie als Schlüssel zur Effizienz
- Klarheit über die Integration des Projektes in der Organisation
- Projekt-Setup: der Bauplan für den Erfolg
- Der Mensch im Mittelpunkt
Diese 5 Erfolgsfaktoren machen Sie bereit für den Projektstart
Erfolgsfaktor Nr. 1:
Externe Faktoren als Grundpfeiler
Ein erfolgreicher Projektstart erfordert eine gründliche Analyse externer Faktoren wie der Lieferanten bzw. Dienstleister. Bei vielen Projekten sind externe Beratungen für das Know-how und Systemanbieter für die Tools relevant. Im Zuge von ProjectReadiness werden projektspezifische Entscheidungskriterien definiert.
Bei der Auftragsvergabe müssen die vertraglichen Grundlagen möglichst unmissverständlich und eindeutig geklärt sein, um zu vermeiden, dass im Laufe des Projekts Unklarheiten zu Leistungserbringung und Verantwortlichkeiten entstehen. Hierbei sollte die Projektleitung unbedingt eingebunden werden.
Um einen nachhaltigen Mehrwert aus der externen Unterstützung zu ziehen, ist es notwendig immer wieder die Performance der Lieferanten oder Dienstleister durch Analysen oder Reviews zu überprüfen, zu reklamieren und ggf. Anpassungen zu verlangen.
Durch eine frühzeitige Auseinandersetzung mit diesen Aspekten können potenzielle Risiken minimiert und eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit im Projekt sichergestellt werden.
Die Technologie bildet die Grundlage für reibungslose Abläufe in einem Projekt. Von der Auswahl des richtigen Projektmanagement-Tools, um das Projekt korrekt zu planen und die individuellen Projektanforderungen zu managen., bis hin zur Entscheidung über eine Kollaborationsplattform für das gemeinsame, digitale Arbeiten. Wichtig ist zu prüfen, ob die Kosten der Verwendung des Tools durch einen entsprechenden Nutzen durch dessen Verwendung gerechtfertigt sind.
Grundsätzlich ist immer mitzudenken, ob die vorhandenen technischen Kapazitäten der Organisation die technischen Anforderungen abdecken können. Einfache Beispiele hierfür sind die WLAN-Abdeckung oder benötigte Zugriffsrechte.
Für die technisches Ausrüstung unseres Projekts ist aus ProjectReadiness-Perspektive sicherzustellen, dass der technische Support aus der Organisation gewährleistet ist. Er sorgt für die notwendige technische Ausstattung sowie Qualifikation der Mitarbeitenden im Umgang mit den eingesetzten Tools und stellt Ansprechpartner bei technischen Fragen zur Verfügung.
Erfolgsfaktor Nr. 3:
Integration in der Organisation für nachhaltigen Nutzen
Ein oft unterschätzter, jedoch kritischer Erfolgsfaktor ist die Integration des Projekts in die Organisation – passiert das nicht, haben die Projektergebnisse keinen langfristigen Nutzen. Hierzu ist es zunächst wichtig, dass die Projektziele der Vision und Strategie des Unternehmens folgen.
Weiterhin ist das Commitment des Top-Management unerlässlich für den Projekterfolg. Sie stellen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung und agieren als Vorbild. Grundsätzlich müssen sämtliche Stakeholder identifiziert und entsprechend ihrer Rolle und Funktion eingebunden werden, um Förderern und Bedenkenträger schnell und zielgerichtet zu begegnen.
Selten hat eine Organisation den Luxus, nur ein Projekt zeitgleich durchzuführen. Meist laufen mehrere Projekte parallel. Umso wichtiger ist Multi-Projekt-Management, was dies bei der Ressourcen- und Themenplanung berücksichtigt sowie den Wissenstransfer zwischen den Projekten ermöglicht.
Eine organisationale Verankerung des Projekts sorgt für eine nachhaltige Verbesserung der Organisation. So sollten z.B. Projekterkenntnisse in Prozesse überführt werden oder aus dem Projekt heraus neue Teams gegründet werden. So werden über das Projektende hinaus die Erkenntnisse des Projekts weitergetragen und genutzt.
Das Projekt muss neben dem Management und den Stakeholdern auch in der Organisation intern verankert werden. Dafür ist ein Bewusstsein über die Kultur und Struktur der Organisation notwendig.
Erfolgsfaktor Nr. 4:
Projekt-Setup: Der Bauplan für den Erfolg
Das Projekt-Setup bildet das Rückgrat jeder Projektvorbereitung. Projektziele und Projektumfang werden abgestimmt, genauso wie das Projektvorgehen (z. B. Wasserfall). Arbeitspakete und Meilensteine werden definiert.
Die Instrumente des Projektcontrollings werden idealerweise vor Projektstart aufgesetzt. Hier geht es um das strukturierte Tracking des Fortschritts, der erreichten Meilensteine sowie der Kosten und Risiken.
Für einen strukturierten Projekt-Setup ist die Verwendung von erprobten Methoden und Tools unerlässlich. Sie sichert nicht nur einen effektiven, sondern auch effizienten Start und Verlauf des Projekts.
Oft unterschätzt wird der positive Einfluss, den der Einbezug der HR-Abteilung auf ein Projekt haben kann. HR kann bei der Suche nach neuen Ressourcen unterstützen, sich um Vergütung und Zusatzleistungen für die Projektteilnehmer kümmern und dadurch die Attraktivität der Projektteilnahme steigern.
Erfolgsfaktor Nr. 5:
Der Mensch im Mittelpunkt
Nicht zu vernachlässigen ist der menschliche Faktor.
Damit die Menschen auf dem Projekt ihren Beitrag leisten können, müssen die Projektrollen und deren Verantwortlichkeiten sowie Entscheidungskompetenzen klar definiert werden. Hierbei ist es wichtig darauf zu achten, dass die Projektteilnehmenden über die benötigten fachlichen Fähigkeiten verfügen. Ein erfolgreiches Projekt zeichnet sich durch eine Balance von Spezialisten und Generalisten aus.
Diese benötigen neben einer guten Fachlichkeit auch die Kompetenz für Selbstorganisation und eine intrinsische Motivation, das definierte Projektziel zu erreichen. Eine Zusammenstellung von Projektmitgliedern macht noch kein Team aus, auch Teamfähigkeit ist notwendig, um Probleme gemeinsam zu lösen und eine positive Stimmung im Projekt zu schaffen.
Diese zahlt wiederum auf eine gesunde Projektkultur ein. Diese bildet, in Verbindung mit einem positiven und vorbild-orientierten Führungsansatz, die Grundlage für ein wertschätzendes & produktives Miteinander. Die Projektkultur sowie der Führungsansatz im Projekt können jedoch nicht losgelöst von denen der Organisationskultur betrachtet werden – sind diese eher destruktiv hat das auch negative Konsequenzen für den Erfolg des Projekts.
Der frühzeitige Aufbau eines strukturierten und projektbegleitenden Change-Managements kann helfen, die Projektkultur zu positiv verändern, aber auch die nachhaltige Veränderung der Organisation begleiten und sicherstellen.
Mehrwert von ProjectReadiness zum Projekterfolg
Der Mehrwert von ProjectReadiness für eine erfolgreiche Projektumsetzung erstreckt sich über verschiedene Ebenen.
Auf individueller Ebene ermöglicht ProjectReadiness eine Entlastung der einzelnen Mitarbeitenden, da es Struktur schafft, ein konstruktives Arbeitsklima und zu einer höheren Arbeitszufriedenheit beiträgt. Durch die frühzeitige Identifikation potenzieller Probleme wird auch die Arbeitsbelastung langfristig reduziert.
Auf der Projektebene trägt ProjectReadiness zu einer besseren Planbarkeit bei, indem es hilft, vereinbarte Meilensteine zuverlässig zu erreichen. Die gezielte Ressourcenallokation ermöglicht eine effiziente Nutzung der vorhandenen Kapazitäten & Know-how und vermeidet so Budgetüberschreitungen durch zusätzliche Kosten. Zudem fördert ProjectReadiness qualitativ hochwertigere Projektergebnisse, indem es dabei unterstützt, strukturierte und transparente Abläufe schafft sowie standardisierte Tools und Methoden bereitstellt.
Auf der Organisationsebene verhindert ProjectReadiness Fehlinvestitionen, indem er dazu beiträgt, Projekte realistisch zu planen und anzugehen. Die aktive sowie umfassende Planung, Begleitung und Steuerung der projektgetriebenen Veränderung trägt zur höheren Akzeptanz und reibungslose Integration der Projektinhalte in der Organisation bei. ProjectReadiness fördert außerdem durch die Konservierung und Verteilung von Projektwissen und ‑Erfahrungen den Erfolg anderer Projekte in der Organisation.
Insgesamt steigert ProjectReadiness durch seine umfassende Herangehensweise die Effektivität und Effizienz auf allen Ebenen, was wiederum die Selbstwirksamkeit der Organisation nachhaltig steigert.
Fazit: Die Schlüssel zum Projekterfolg durch ProjectReadiness
Die 5 Erfolgsfaktoren von ProjectReadiness sind unverzichtbar für einen nachhaltigen Projekterfolg. Der Weg dazu beginnt bereits in der oft übersehenen, aber entscheidenden Readiness-Phase, in der Grundlagen für einen reibungslosen Projektverlauf geschaffen werden.
Die Herausforderungen der Organisation im Projekt erfordern vielseitige Lösungsperspektiven, bei denen der Mensch im Mittelpunkt steht. Die vorgestellten 5 Erfolgsfaktoren bieten nicht nur einen systematischen Ansatz, sondern auch konkrete Handlungsempfehlungen, um individuelle, projektbezogene und organisationale Herausforderungen zu bewältigen.
Der Mehrwert von ProjectReadiness auf individueller, Projektteam- und Organisationsebene unterstreicht dessen ganzheitliche Wirksamkeit. Die Bereitstellung eines soliden Fundaments ermöglicht nicht nur eine erfolgreiche Projektstart und ‑Durchführung, sondern stärkt auch langfristig die Selbstwirksamkeit der Organisation.
