Wie Sie Prozesse im systemischen Ansatz digitalisieren
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Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich laufend neuen Entwicklungen anzupassen. Effizientes Prozessmanagement ist hierbei ein wichtiger Erfolgsfaktor. Durch eine gezielte Analyse und Optimierung der Arbeitsabläufe können Führungskräfte Zeit und Kosten sparen und ihre Produkt- bzw. Dienstleistungsqualität steigern. Die parallele Digitalisierung der Prozesse, sprich die Abbildung in vorhandenen Software-Lösungen hilft enorm dabei, Arbeitsprozesse zu beschleunigen, zu optimieren und v.a. für Qualität zu sorgen.
Doch wie genau lässt sich die Prozesse digitalisieren? In diesem Artikel werden wir Ihnen eine Vorgehensweise zeigen, mit denen Sie Ihre Arbeitsprozesse optimieren, gleichzeitig digitalisieren und somit Ihre Effizienz steigern können. Dabei werden wir uns intensiv mit den Wechselwirkungen, Abhängigkeiten und gegenseitigen Interessen im Prozessmanagement auseinandersetzen und auf die Vorteile einer systemischen Denkweise eingehen.
Die Digitalisierung revolutioniert die Art und Weise, wie die Dienstleistung erbracht wird bzw. Produkte entwickelt, produziert und vertrieben werden. Die Automatisierung von Prozessen und die Verwendung von digitalen Tools haben den Arbeitsablauf verändert und verbessert. Die Verwendung von Online-Tools und die Digitalisierung von Dokumenten erleichtern die Zusammenarbeit zwischen (internen) Kunden und Mitarbeitenden. Behörden und Kunden digitalisieren ihre Systeme und Verfahren, um diverse Vorgänge zu vereinfachen. Führungskräfte müssen daher auf dem neuesten Stand der Technik bleiben und sich mit den neuesten Technologien vertraut machen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und ihren Kunden einen effizienten Service zu bieten. Ja klar, denken Sie sicher. Doch was ist das Geheimnis am systemischen Ansatz, an systemischer Organisationsentwicklung?
Die Bedeutung von Prozessmanagement im systemischen Ansatz
Die systemische Denkweise im Prozessmanagement bietet Unternehmer:innen die Chance, sich im Zuge der Digitalisierung nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig, also zukunftssicher aufzustellen. Durch die systemische Betrachtung der Prozesse können die Wechselwirkungen, Abhängigkeiten und gegenseitigen sowie gegenläufigen Interessen im Prozessmanagement identifiziert und berücksichtigt werden. Das führt dazu, dass Prozesse nicht isoliert, sondern als Teil einer übergeordneten Prozesslandkarte betrachtet werden. So können Prozesse und deren Schnittstellen ganzheitlich optimiert und verbessert werden. Die Vorteile des systemischen Ansatzes liegen in der Möglichkeit, eine bessere Prozessübersicht zu entwickeln sowie, Veränderungen besser zu managen. Aufgrund des besseren Verständnisses für Ursachen-Wirkungs-Zusammenhänge und der ganzheitlichen Sichtweise können Entscheidungen, im Rundumblick getroffen werden. Durch die systemische Denkweise können Unternehmer:innen zukunftsfähige Prozesse entwickeln, die flexibel und agil auf Veränderungen angepasst werden können.
Der Mensch als System im System
Lassen Sie uns den Menschen als System im System betrachten. Er ist selbst ein komplexes System aus verschiedenen Elementen wie Körper, Geist und Emotionen. Genauso ist er Teil verschiedener externer Systeme, wie zum Beispiel Familie, Arbeit oder Gesellschaft. Es wichtig, den Einzelnen als Teil dieses Gesamtsystems zu betrachten und dessen Bedürfnisse zu berücksichtigen. Denn gerade anspruchsvolle Tätigkeiten erfordern hohe Konzentration und mentale Leistungsfähigkeit, die durch eine kluge Organisation der Arbeitsprozesse und die Implementierung digitaler Tools unterstützt werden kann.
Dabei sollte jedoch nicht vergessen werden, dass jeder Mitarbeitende individuelle Bedürfnisse und Fähigkeiten hat, die bei der Umsetzung des Prozessmanagements berücksichtigt werden müssen. So benötigen z. B. unterschiedliche Menschen auch unterschiedliche Detailierungsgrade in der Prozessentwicklung. Eine gute Balance zwischen den Bedürfnissen des Einzelnen und den Anforderungen des Systems (=Unternehmen) zu finden, kann dabei helfen, eine produktive und zufriedenstellende Arbeitsumgebung zu schaffen, die für alle Beteiligten von Vorteil ist.
Vorteile von Prozessmanagement im systemischen Ansatz
Die gezielte Analyse und ganzheitliche Verbesserung von Arbeitsabläufen, über alle Schnittstellen hinweg, helfen Zeit und Kosten zu sparen. Durch die Optimierung der Prozesse können Doppelarbeit und ineffiziente Arbeitsabläufe vermieden werden. Das hat zur Konsequenz, , dass weniger Zeit für die Bearbeitung von Aufgaben benötigt wird. Kosten werden eingespart. Darüber hinaus ermöglicht eine gezielte Analyse auch eine bessere Planung und Steuerung der Arbeitsprozesse, was wiederum zu einer höheren Produktivität und Effizienz führt. Indem Unternehmen ihre Prozesse kontinuierlich optimieren und verbessern, können sie sich einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und ihre Kunden schneller und effektiver bedienen.
Mehr Zeit für das Wesentliche
Durch eine gezielte Optimierung der Arbeitsprozesse können Unternehmen Zeit gewinnen, indem sie redundanter oder ineffizienter Schritte eliminieren und Routineaufgaben automatisieren. Damit können sie qualitativ gleichbleibend hochwertige Leistungen bieten und sich besser auf die individuellen Bedürfnisse ihrer Kunden einstellen. Zudem gewinnen sie Zeit, um sich auf komplexe Aufgaben und Projekte zu konzentrieren und somit auch ihr Fachwissen und ihre Kompetenz zu erweitern.
Kundenzufriedenheit steigern
Durch eine strukturierte und transparente Arbeitsweise können Fehler vermieden und die Qualität der Arbeit verbessert werden. Wenn die Arbeitsprozesse klar und eindeutig definiert sind, wissen die Mitarbeitenden genau, was von ihnen erwartet wird. Dadurch wird die Fehlerquote reduziert und die Bearbeitungszeit verkürzt, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. Ein guter Ruf und zufriedene Kunden sind ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines Unternehmens, denn sie sorgen für positive Mundpropaganda und somit für neue Aufträge. Außerdem sind zufriedene Kunden eher bereit, höhere Preise für die Leistungen zu zahlen, da sie die Qualität der Arbeit zu schätzen wissen. Daher ist es wichtig, das Qualitätsmanagement kontinuierlich zu optimieren und zu verbessern, um eine hohe Kundenzufriedenheit sicherzustellen.
Mitarbeiterzufriedenheit steigern
Die Mitarbeitermotivation ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Durch eine partizipative Gestaltung von Arbeitsprozessen können Führungskräfte die Arbeitszufriedenheit ihrer Mitarbeiter erhöhen und somit auch ihre Motivation steigern. Mitarbeitende, die in den Gestaltungsprozess eingebunden werden und ihre Ideen und Vorschläge einbringen können, fühlen sich wertgeschätzt und ernst genommen. Sie identifizieren sich stärker mit dem Unternehmen und sind eher bereit, sich für den Erfolg einzusetzen. Eine aktive Beteiligung ermöglicht es den Mitarbeiter:innen, ihre Stärken und Fähigkeiten optimal einzusetzen und somit auch persönlich zu wachsen. So steigen auch ihre Arbeitsmotivation und das Engagement. Durch eine partizipative Gestaltung von Arbeitsprozessen können die Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterzufriedenheit erhöht werden.
Diese Schritte haben sich für ein effizientes Prozessmanagement etabliert:
- Prozess- und Schnittstellen-Analyse
- Auswertung der Analyse
- Definition der Soll-Prozesse, Erstellung von Prozessmodellen inklusive Prozesslandkarte
- Abbildung der Prozesse im digitalen System der Wahl
- Review und internes Briefing
- Testlauf begleitet durch Trainings und Wissensmanagement
- Go-live
Wie funktioniert die Abbildung der Prozesse im digitalen System?
Die Abbildung von Prozessen in digitalen Systemen erfolgt in der Regel durch die Erstellung von Prozessmodellen. Dabei werden die einzelnen Schritte des Prozesses dargestellt und miteinander verknüpft. So können beispielsweise Workflow-Modelle erstellt werden, die den Ablauf eines Prozesses visualisieren und dokumentieren. Diese Modelle können mit den relevanten Informationen und Dokumenten verknüpft werden und dienen als Grundlage für die Durchführung des Prozesses. Durch die Abbildung von Prozessen in digitalen Systemen wird eine effiziente und transparente Prozessgestaltung ermöglicht, die eine reibungslose Zusammenarbeit der beteiligten Personen und Abteilungen unterstützt. Zudem können Prozesse automatisiert werden, um Zeit und Kosten zu sparen und Fehler zu reduzieren.
Die Aufgabe der Abbildung von Prozessen in digitalen Systemen wird in der Regel von einem speziell geschulten Mitarbeiter übernommen, der über Kenntnisse im Bereich Prozessmanagement und IT verfügt. Dies kann beispielsweise ein IT-Consultant, ein Prozessmanager oder ein Workflow-Spezialist sein. In jedem Fall ist es wichtig, dass die Abbildung der Prozesse in digitalen Systemen sorgfältig und präzise erfolgt, um eine effiziente und reibungslose Prozessgestaltung zu gewährleisten.
