Was ist Prozessmanagement und warum ist es so wichtig?

Sie möchten schneller, einfacher und besser werden? Das ist theoretisch ganz einfach mit reibungslosen End-to-End-Prozessen. Durchgängige und an den Schnittstellen abgestimmte Prozesse sind der größte Hebel zu Zeitersparnis und mehr Rentabilität.

Prozessmanagement oder auch Geschäftsprozessmanagement beschäftigt sich mit der Identifikation, Gestaltung, Dokumentation, Implementierung, Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Ganzheitliche Ansätze des Geschäftsprozessmanagements adressieren nicht nur technische Fragestellungen, sondern insbesondere auch organisatorische Aspekte, wie strategische Ausrichtung, die Organisationskultur oder die Einbindung und Führung von Prozessbeteiligten.¹

Oder einfacher gesagt, ist die wichtigste Frage im Prozessmanagement: Wer macht was, wann, wie und womit?

• Prozessmanagement muss standardisieren, d. h. vorhandene, immer wiederkehrende Aufgaben, die zum Abschließen des Prozesses nötig sind, sammeln, diese abbilden und dokumentieren.
• Die Aufgaben werden in die optimale Reihenfolge gebracht und auf die zuständigen Personen oder Abteilungen verteilt.
• Das Prozessmanagement stellt außerdem den Informationsfluss im Prozess sicher.
• Schnittstellen zwischen Prozessen werden identifiziert und verbessert.
• Schließlich werden die Tätigkeiten am End-to-End-Prozess entlang koordiniert.
• Neue Prozesse werden entwickelt, eingeführt und gesteuert.
• Die laufende Analyse der bestehenden Prozesse ist eine weitere wichtige Aufgabe des Prozessmanagement. Daraus werden Optimierungsmaßnahmen abgeleitet und umgesetzt.
• Idealerweise werden Prozesse durch Tools gestützt und so nicht nur digitalisiert, sondern wo immer möglich automatisiert. So wird aus dem Prozess ein Workflow, der reibungslos läuft und die beteiligten Mitarbeitenden zeitlich entlastet.

Schneller werden: Zeitersparnis ist eines der zentralen Ziele des Prozessmanagement. Zeitverluste durch spontane Abstimmungen und Doppelarbeiten kann sich heute kein Unternehmen mehr leisten.

Effizienter werden: Auch kleine Schritte können optimiert oder überflüssige Schritte eliminiert werden und sorgen so für reibungslose Prozessketten.

Qualitativ besser werden: Von leistungsfähigen Prozessen profitieren nicht nur die Mitarbeitenden. Die Kunden erhalten hochwertige Produkte und kompetente Beratung. Das stärkt die Marke.

Kostengünstiger arbeiten: Doppelarbeiten und unnötige Bearbeitungsschleifen kosten bares Geld. Sinnvoll aufeinanderfolgende Prozessschritte ermöglichen ein kostenoptimiertes Vorgehen.

Zufriedenere Mitarbeitenden: Mit funktionierenden Systemen geben Sie Ihren Mitarbeitenden das Gefühl, up to date zu sein und aktiv am Unternehmengeschehen teilzunehmen. Zufriedene Mitarbeitende sind motivierter und produktiver.

Flexibler werden: Laufende Veränderungen erfordern Anpassungen an die Prozesslandschaft im Unternehmen. Mit ihr werden die Zusammenhänge und Auswirkungen bei Veränderungen transparent und steuerbar.

Warum ist Prozessmanagement so wichtig?

Mit Hilfe von Prozessmanagement werden die Abläufe im Unternehmen klar definiert und dabei optimiert. Das steigert die Effizienz im Unternehmen genauso wie die Produktivität der Mitarbeitenden.

Die meisten Unternehmen unterliegen einem hohen Konkurrenzdruck. Prozessmanagement schafft unschätzbare Wettbewerbsvorteile, vor allem dann, wenn Prozesse End-to-End betrachtet werden.

Prozessmanagement garantiert eine dauerhafte Optimierung der Prozesse. Die Organisation kann flexibel agieren und dynamisch auf Veränderungen reagieren und sich zukunftsorientiert entwickeln. Prozessmanagement gestaltet die Zukunft der Organisation proaktiv statt reaktiv.

Das operative Prozessmanagement betrachtet die bestehenden Prozesse hinsichtlich Steuerung und Optimierung. Das strategische Prozessmanagement betrachtet Prozesse, die für die strategische Ausrichtung wichtig sind und auf die strategischen Unternehmensziele im mittel- bis langfristigen Zeitraum einzahlen.

Welche Arten von Prozessen gibt es?

Die zentralen Prozesse in jeder Organisation sind die Wertschöpfungsprozesse oder Kernprozesse. Sie beschreiben die Abläufe, die zum Erfüllen des Geschäftszweckes nötig sind. Das können Produktionsprozesse, Vertriebsprozesse oder Beratungsprozesse sein.

Die Managementprozesse dienen der operativen Steuerung der Organisation aus Führungssicht. Sie definieren unter anderem die Organisationsstruktur und relevante Steuerungsmechanismen. Dazu gehören die Finanzprozesse, Controlling oder Personalprozesse.

Unterstützungsprozesse oder Supportprozesse unterstützen abteilungsübergreifende Prozesse, wie z. B. IT, Einkauf oder Personalverwaltung.

Doch was ist der End-to-End-Prozess? Darunter versteht man alles, was zwischen der Kundenanforderung und der Befriedigung des Kundenbedürfnisses geschieht. Das sind alle Einzelschritte von den Einkaufs-, Verkaufs- oder Beratungsprozessen bis hin zu Logistik- und Finanzprozessen. Hier einige Beispiele zu Ent-to-End-Prozessen: Lead to Order, Order to Cash, Demand to Supply, Research to Product etc.

Vorgehensweise im Projektmanagement:

In 5 Schritten zu reibungslosen und durchgängigen Prozessen

Prozess- und Schnittstellen-Analyse

Die Organisation wird auf die vorhandenen, benötigten und schnittstellenübergreifenden Prozesse hin analysiert.

Auswertung der Prozesse

Die Prozesse werden ausgewertet hinsichtlich sinnvoller, nötiger Schritte sowie nach Prozesslücken und unnötiger Prozessschritte oder Schritte in falscher Reihenfolge.

Definition der Soll-Prozesse

Die Prozesse werden an die Anforderungen angepasst. Benötigte Soll-Prozesse werden entwickelt. Einzelschritte werden in die richtige Reihenfolge gebracht. Alle Prozesse der Organisation werden in einer Prozesslandkarte für maximale Transparenz abgebildet.

Review und internes Briefing

Die Durchgängigkeit der Prozesse wird mit den Fachabteilungen genauso wie abteilungsübergreifend geprüft.

Testlauf und Go-live

Der Rollout wird mit Trainings und transparentem Wissensmanagement begleitet.

¹ vom Brocke, J. & Rosemann, M. (2010), Handbook on Business Process Management: Strategic Alignment, Governance, People and Culture (International Handbooks on Information Systems), Berlin: Springer