Die 5 häufigsten Probleme im Kanzleialltag und wie Sie diese vermeiden.

Sie sind Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer und fragen sich, welche klassischen Fehler zu Problemen im Kanzleialltag führen? Dann sind Sie hier genau richtig, denn wir haben die 5 häufigsten Probleme im Kanzleialltag für Sie parat, damit Sie diesen frühzeitig begegnen können.

Kanzleien unterliegen ständig wachsenden Herausforderungen. Der Zeit- und Konkurrenzdruck ist enorm, der Verwaltungsaufwand ist riesig. Der Fachkräftemangel und die hohe Fluktuation belasten zusätzlich. Umso wichtiger ist es, dass der Kanzleialltag reibungslos organisiert ist. Schwierigkeiten, Probleme und Fehler gehören dazu, doch es gibt auch Mittel und Wege, diese Hürden zu minimieren. Sehen Sie sich die häufigsten Probleme im Kanzleialltag an, genauso wie die Lösungswege, diese zu vermeiden.

Das sind die 5 häufigsten Probleme im Kanzleialltag von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern:

Fehler 1: Orientierungslosigkeit

Nicht selten geht es im Kanzleialltag drunter und drüber. Doch Sie wissen nicht genau, wie Sie das ändern sollen? Wenn es Ihnen an Orientierung in Ihrer Kanzlei fehlt, dann erkennen Sie das an diesen Faktoren: Die Rentabilität ist schlecht. Die Arbeitsweise hat einen eher reaktiven Charakter. Das Management hat keine klare Ausrichtung. Doppelarbeiten und Zeitverlust häufen sich und die Mitarbeiter sind unzufrieden.

So vermeiden Sie Orientierungslosigkeit:

• Definieren Sie eine Kanzlei-Strategie. Denn nur wer das Ziel kennt, findet auch den Weg. So fällt es Ihnen leicht, Aktivitäten im Kanzleialltag daraufhin zu bewerten, ob sie Priorität haben, weil sie auf die Strategie einzahlen, oder ob sie verzichtbar sind.
• Investieren Sie Zeit in Ihre Personal-, Auftrags- und Umsatzplanung. Das bringt Orientierung und Sie arbeiten proaktiv.
• Entwickeln Sie strukturierte Prozesse. So vermeiden Sie Fehler, Doppelarbeiten und Zeitverlust. Zusätzlich geben Prozesse Sicherheit und Orientierung für die Mitarbeiter.

Fehler 2: Fehlender Überblick und Kontrollverlust

Die eine Hand weiß nicht, was die andere macht. Der Zeitdruck ist enorm. Nicht selten entstehen dadurch aufwändige interne Abstimmungen. Die Bearbeitung der Mandate bzw. deren Fertigstellungstermine sind nicht durchgeplant. Es entstehen immer wieder unnötige Kosten für Mandanten und Sie müssen sogar Fehler offen eingestehen? Das führt zu unzufriedenen Mandanten.

So bekommen Sie den Überblick und die Kontrolle über Ihre Vorgänge:

• Strukturieren und dokumentieren Sie saubere Prozesse. Das spart Zeit und minimiert die Fehlerhäufigkeit.
• Definieren Sie die Schnittstellen zwischen den Prozessen. So läuft die Abstimmung zwischen den Abteilungen reibungslos.

Fehler 3: Wirtschaftlicher Blindflug

Sie wünschen sich perspektivische Planbarkeit des Umsatzes und aktive Steuerungsinstrumente für Ihre Kanzlei. Ihnen fehlt das Bewusstsein für die Bearbeitungsaufwände Ihrer Leistungen. Sie haben keine Transparenz über die Gewinnmargen. Am Ende des Jahres bleibt der Deckungsbeitrag hinter den Erwartungen zurück.

So bekommen Sie den wirtschaftlichen Durchblick:

• Analysieren Sie die Deckungsbeiträge pro Mandant und Mitarbeiter strukturiert auf Basis der Aufträge. Das sorgt für lukrative Mandanten.
• Planen Sie die Aufträge über das gesamte Jahr. Strukturiertes Liquiditätsmanagement steigert die wirtschaftliche Sicherheit.

Fehler 4: Ungenutztes Vertriebspotenzial

Sie lassen Chancen liegen und schöpfen Ihr Vertriebspotenzial nicht voll aus. Das bedeutet Sie haben ungenutzte Möglichkeiten bei Ihren Bestandsmandaten. Sie arbeiten nicht strukturiert mit Verkaufs-Chancen-Management.

So nutzen Sie Ihr volles Vertriebspotenzial:

• Eine regelmäßige Mandanten-Struktur-Analyse macht die Potenziale des Cross-Selling sichtbar.
• Arbeiten Sie aktiv an Ihrem Opportunity-Management.

Fehler 5: Unzufriedenheit mit der Personalsituation

Eine nicht zufriedenstellende Personalsituation erkennen Sie daran, dass Ihre Mitarbeiter durch zu viel Arbeitslast ständig unter Druck sind. Sie haben keine vorausschauende Sicherheit in der Planung. Manche Mitarbeiter sind nicht so gut qualifiziert, wie es wünschenswert wäre. Die Motivation und die Eigeninitiative der Mitarbeiter könnten höher sein.

So machen Sie Ihre Kanzlei attraktiv für Mitarbeiter:

• Schaffen Sie ein Arbeitsumfeld, das attraktiv für zukünftige und bestehende Mitarbeiter ist.
• Schärfen Sie Ihre Kanzlei-Identität hinsichtlich Werte, Struktur und Schwerpunkte.
• Optimieren Sie Ihre Webseite für neue Mitarbeiter und kommunizieren Sie die Benefits.
• Managen Sie Ihre Kanzlei-Wissen.

So vermeiden Sie die häufigsten Probleme im Kanzleialltag und stellen Ihre Kanzlei erfolgreich für die Zukunft auf:

• Behalten Sie die Orientierung in Ihrer Organisation.
• Verschaffen Sie sich Überblick und Kontrolle über Ihre Vorgänge.
• Sorgen Sie für wirtschaftlichen Durchblick.
• Nutzen Sie Ihr volles Vertriebspotenzial.
• Machen Sie Ihre Kanzlei attraktiv für bestehende Mitarbeiter.